Atualmente, um ambiente de trabalho colaborativo é crucial para empresas que almejam ter seus funcionários comprometidos com o negócio. Integrar os colaboradores agrega no resultado final da produção, que é feita mais rapidamente e com menos erros. Você sabia que existem ferramentas que auxiliam a desenvolver tal comportamento na sua companhia?

A automatização das tarefas e a simultaneidade dos envolvidos para visualizá-las é crucial para que os funcionários estejam organizados e trabalhando com o mesmo propósito. Para os gestores, as ferramentas de trabalho colaborativo melhoram a visualização panorâmica do desempenho. Quer saber mais sobre esses recursos e quais são eles? Explicamos tudo neste post! Então, siga a leitura e confira!

OS BENEFÍCIOS DE UM AMBIENTE DE TRABALHO COLABORATIVO

Em um ambiente de trabalho colaborativo, as atividades dos departamentos são integradas e possibilitam uma visualização ampla do andamento das tarefas para o gestor. A cooperação mútua dos funcionários gera uma equipe alinhada com os objetivos da corporação, que passa a se comunicar na mesma língua.

Colaboradores unidos com o mesmo propósito garantem maior produtividade e certeza nas decisões. Isso acontece porque todos estão cientes do andamento das atividades e do que ainda precisa ser feito. Assim sendo, o senso de comprometimento com a empresa aumenta e os resultados também.

FERRAMENTAS PARA CRIAR UM AMBIENTE DE TRABALHO COLABORATIVO

Utilizar ferramentas para desenvolver um ambiente de trabalho colaborativo incrementa a produtividade dos colaboradores. Aplicá-las na gestão otimiza o tempo gasto, diminui os custos e potencializa a comunicação interna. Hoje em dia, existem aplicativos disponíveis para vincular as atividades da organização em diferentes níveis. Com eles, é possível integrar a edição de documentos, o andamento das tarefas, a comunicação dos departamentos etc. A seguir, saiba como colocar isso em prática na sua empresa!

1. COMUNICAÇÃO

No ambiente corporativo, muitas vezes, as tarefas dependem de diversas pessoas, que executam partes diferentes delas. Uma comunicação conectada é essencial para que os objetivos sejam atingidos. Evitar falhas de diálogo e minimizar erros por desentendimento entre a equipe reduz o tempo gasto em retrabalho. Nesse contexto, poder falar com os demais companheiros de trabalho de maneira simples, sem precisar se locomover ou utilizar formas de comunicação demoradas e interruptivas torna-se bastante significativo.

Existem ferramentas que disponibilizam comunicação clara, em tempo real. Estabelecer um canal de diálogo mais eficiente é possível por meio de aplicativos como o Slack. Os funcionários podem trocar mensagens instantaneamente, sem grandes desgastes. Assim, integra-se o dia a dia de todos os colaboradores, melhorando o desempenho das tarefas e o ambiente corporativo. Veja no próximo tópico mais detalhes dessa ferramenta.

Slack

Um sistema para comunicação durante os trabalhos em equipe. Pode-se criar conversas privadas com uma ou mais pessoas sem precisar de todas aquelas formalidades de uma reunião. É quase um escritório virtual com funcionamento parecido com o do Skype. Por meio dos canais, você consegue compartilhar links para leitura e criar cards para registrar tarefas pendentes. Trata-se de uma boa opção para os adeptos às rotinas de trabalho remoto. Os desenvolvedores de software adoram essa ferramenta.

2. CONTROLE DE OKRS

Gerenciar os indicadores de desempenho é um aspecto crucial para manter a equipe motivada e dedicada à organização. Possuir uma boa visão desse processo faz-se então fundamental para o gestor responsável. Cuidar de diversos indicadores não é uma tarefa simples. Quando os diferentes setores estão dessincronizados, fica ainda mais difícil interpretar o que eles mostram. Nesse sentido, o Wrike pode ser uma ferramenta ideal. Ele permite gerenciar diversos projetos e indicadores e ter uma ótima visão conectada de todos os fatores. Confira o tópico a seguir para mais detalhes.

Wrike

Uma ferramenta de trabalho colaborativo para a gestão online de projetos. Pode-se ajustar os planos, priorizar atividades, acompanhar agendas e ajudar os seus colegas remotamente. Vale destacar as seguintes funcionalidades: relatórios personalizados, gráfico de gantt dinâmico, fluxo de atividades em tempo real, compartilhamento de arquivos, plug-ins para e-mails, integrações para armazenamento na nuvem e fóruns para discussão. Vale a pena conferir.

3. COMPARTILHAMENTO DE DOCUMENTOS

Editar documentos e planilhas e compartilhá-los com os demais envolvidos demanda um certo tempo cujo desperdício, muitas vezes, poderia ser evitado. Editar, anexar ao e-mail, esperar a reedição do companheiro de equipe, entre outras ações, reduz a eficiência do trabalho. Outra desvantagem desse método é a possibilidade de incompatibilidade dos dados. Os integrantes podem ter versões diferentes das informações contidas. Assim, aumenta-se a possibilidade de erros.

Para solucionar problemas como esse existem aplicações que permitem aos usuários editar o documento em conjunto, de forma que ambos visualizam o mesmo arquivo online. Um recurso como o Google Driveintegra todos os envolvidos em uma visualização única e sincronizada. A funcionalidade proporciona que diversas pessoas possam ter acesso aos dados de determinado arquivo. Dessa maneira, todos os envolvidos podem checar o andamento ou inserir novos dados, colaborando com a execução. Além disso, o editor propicia todas essas vantagens sem perder a qualidade dos recursos de edição. Confira mais detalhes no próximo parágrafo.

Google Drive

Uma ferramenta bastante conhecida quando se fala em computação em nuvem. A ideia é criar e compartilhar documentos com todos os seus colaboradores rapidamente. Uma solução bem intuitiva e funcional que consegue armazenar dados com segurança. Você é quem controla as permissões de acesso aos arquivos compatilhados. Trata-se de um serviço já integrado ao Google Docs, Google+ e Gmail. Uma função de destaque é a busca otimizada de documentos por meio de filtros e de palavras-chaves. Tudo isso de graça. Vale a pena conferir.

4. GERENCIAMENTO DE TAREFAS

Nas rotinas corporativas e na gestão de equipes e projetos o controle do andamento das tarefas é crucial para o sucesso da execução. No entanto, gerenciar todos os colaboradores e o estágio em que o trabalho está exige bastante tempo. Além disso, muitos erros ou dessincronizações podem acontecer. Faltas como essas podem atrasar a tarefa.

No entanto, há ferramentas que aumentam a organização das atividades, proporcionando um gerenciamento mais eficiente. O Trello, por exemplo, possui como funcionalidade controlar o andamento e as listas de tarefas. A vantagem é poder colaborar com outros usuários e ainda conversar no chat, facilitando a comunicação durante o projeto. Para o gestor responsável por gerir o trabalho dos colaboradores, o aplicativo é um ótima ferramenta para manter uma boa visualização do que está sendo produzido. Isso otimiza o tempo e aumenta o engajamento da equipe. É interessante falarmos também da ferramenta Toggl. Confira os parágrafos seguintes.

Toggl

Um aplicativo para registrar quanto tempo você gasta nas suas tarefas do dia a dia. Esse sistema monitora a sua produtividade diária e depois quantifica os seus resultados. Armazena-se informações como nome do projeto, palavras-chaves, duração da tarefa e datas. Pode-se acompanhar as obrigações em tempo real e ainda pausar, alterar e reativar uma atividade a qualquer momento. Todos esses dados são exportáveis para os formatos de planilhas e de gráficos. Além disso, a plataforma te notifica quando o tempo de uma tarefa acaba.

5. GESTÃO DO TEMPO E DA PRODUTIVIDADE

A produtividade e a administração do tempo para executar todas as tarefas é uma das partes mais relevantes em uma equipe integrada. Manter todos no mesmo ritmo e comprometidos garante os resultados almejados. Desenvolver colaboradores que administram corretamente suas obrigações e prazos mantém uma organização ativa. Uma ótima alternativa para ajudar em tal objetivo é o aplicativo Podio. Ele possibilita coordenação de tarefas e notifica sempre que alguém solicitar um novo trabalho.

Assim, os funcionários ficam sempre atentos, sendo gerenciados a partir de um mesmo lugar. A execução dos afazeres fica integrada entre todos e pode ser discutida, resolvendo os pontos necessários. Graças à simultaneidade, a produtividade se eleva. Na gestão contemporânea, as empresas que desejam ter como diferencial uma equipe comprometida e engajada em seus processos devem investir em estimular o trabalho colaborativo.

Essa iniciativa empreendedora otimiza o fluxo de informações, eliminando os erros de comunicação. Os gestores podem acompanhar e gerir os resultados com maior controle, conduzindo os funcionários aos objetivos esperados de forma melhorada. Não podemos nos esquecer também da ferramenta de trabalho Evernote. Confira o tópico a seguir para mais detalhes.

Evernote

Uma solução colaborativa para te apoiar na organização de textos, de imagens, de anotações e de documentos. Pode-se criar listas das pendências e notificações para te lembrar daquelas demandas mais importantes. O Evernote também captura fotos e disponibiliza gravações de lembretes por voz. Essas funcionalidades estão disponíveis de graça para smartphones, notebooks e tablets.

A adoção desse aplicativo nas empresas cresce cada vez mais, pois facilita a gestão das tarefas dos seus colaboradores. Tudo isso de forma rápida e prática. O Evernote é conhecido pela sua variedade de funções. Trata-se de um bloco de notas compartilhável com outras pessoas que agiliza conversas e reuniões. Cria-se cadernos compartilhados onde se consegue inserir pdfs, links com referências, áudios e imagens.

Muito bem, podemos perceber que uma ferramenta de trabalho colaborativo é um item essencial para uma gestão efetiva do seu negócio. Confira, então, nosso artigo sobre o BigQuery, uma solução da Google em Cloud Computing para a sua empresa atingir novos patamares de tecnologia.