Nesse novo mundo totalmente digital, os funcionários fazem cada vez mais esforços para melhorar a eficiência e a produtividade e muitas vezes utilizam aplicativos, serviços e compartilhamentos dos dados para locais e serviços que não fazem parte da TI de uma empresa — criando, assim, a Shadow IT.

No entanto, a questão não é uma novidade. Esse assunto sempre fez parte da TI e os funcionários já tentavam resolver seus problemas sozinhos desde que o ambiente ainda era formado somente por aplicativos Client Server.

Mas o que é Shadow IT? São os sistemas, processos ou soluções de TI utilizados ​​dentro de uma organização sem a homologação ou mesmo o conhecimento da TI corporativa. Essa atitude compromete os dados e a rede e coloca sua organização em perigo.

A TI precisa agir rapidamente para evitar os problemas mais importantes como riscos de conformidade, privacidade de dados, riscos de segurança corporativa, vazamento das estratégias do negócio e de novos produtos.

A questão é: como você pode proteger seu negócio de todos esses riscos? Aqui estão algumas maneiras de reduzir esse problema em sua empresa. Confira!

Procure oportunidades

Faça um inventário de quem está utilizando os programas em todos os departamentos. Monitore atentamente para ver se as ferramentas ou aplicativos novos e desconhecidos aparecem nas varreduras regulares. Com essa informação em mãos, será possível avaliar as potenciais dificuldades e encontrar oportunidades para realizar as mudanças apropriadas.

Porém, enquanto o monitoramento não remove as ameaças da Shadow IT, ele pode fornecer melhores ideias e a capacidade de iniciar avaliações de risco ou pesquisar soluções alternativas.

Eduque colaboradores

Quando o Shadow IT acontece em alguma companhia, muitas vezes é porque algum sistema ou processo não está atendendo os requisitos do negócio ou do departamento. Por isso, é importante:

  • criar workshops e cursos online para conscientizar os funcionários dos riscos;
  • desenvolver um conjunto de diretrizes que regem o uso da tecnologia no local de trabalho, o que inclui consequências para aqueles que optarem por violar sua política de uso de TI;
  • abrir o diálogo entre TI e os demais departamentos para permitir que os problemas sejam colocados em pauta.

Desta forma, novas ideias e soluções alternativas serão analisadas e criadas rapidamente e com o aval da TI. Essa ação permite o engajamento e uma equipe disposta a ajudar. Por isso, convide os usuários a participar do processo de inovação.

Ofereça um local seguro na nuvem

A Cloud Computing permite a implantação de aplicativos e a virtualização de ambientes com armazenamento, elasticidade e capacidade de rede em escala com relativa facilidade. Mas este fácil provisionamento muitas vezes leva à Shadow IT se não houver um controle correto pela organização.

Para isso, você pode contratar uma consultoria especializada que ofereça ferramentas importantes como:

  • IAAS (infraestrutura como um serviço);
  • SAAS (software como serviço);
  • gestão de arquivos;
  • gestão de acesso às aplicações,
  • criptografia e segurança dos dados com proteção de autenticação.

Adote aplicativos online

Com o poder atual dos dispositivos móveis e o teletrabalho sendo adotado cada dia mais pelas organizações, tem sido comum a utilização de BYOD (Bring Your Own Device ou traga o seu próprio dispositivo). Mas como controlar estes dispositivos para que o usuário não utilize os programas errados?

Uma ótima solução é adquirir as licenças para sistemas online que estejam em conformidade com a segurança e privacidade e contemplem as necessidades dos departamentos, como:

  • agendas compartilhadas;
  • reuniões em vídeo;
  • armazenamento online;
  • compartilhamento seguro de arquivos;
  • ferramentas colaborativas;
  • planilhas e editores de textos online.

Ao implementar essas dicas, é possível que você descubra que nem tudo que você encontra nesse sistema é ruim. Essas ferramentas são a real voz do cliente e mostram o que as equipes realmente precisam para serem bem-sucedidas.

Esteja aberto ao feedback dos chefes dos setores e trabalhe em conjunto para que todas as TI sejam parte do planejamento estratégico para o departamento e a empresa desde o início.

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