10 minutos para ler
De grande ajuda para qualquer tipo de empresa que deseja organizar melhor as suas atividades e os seus compromissos, o Google Agenda é um aplicativo que permite administrar e compartilhar eventos, reuniões e programações — de modo simples e muito eficaz.
Uma de suas principais vantagens, além da facilidade de uso, é que ele não precisa ser instalado no computador, bastando apenas fazer o login com a sua conta Google para acessá-lo. Em termos mais práticos, estamos nos referindo a um serviço de calendário, porém, projetado para equipes.
A seguir, ensinaremos como usar o Google Agenda, apresentando seus principais pontos. Aproveite!
Como usar o Google Agenda?
Não há muito segredo quanto ao funcionamento do Google Agenda. Ao clicar sobre uma determinada data e horário, por exemplo, uma janela se abrirá solicitando o título e a especificação do compromisso: evento ou tarefa.
Eventos
No caso de um evento, clique em “mais opções”. Ao fazer isso, a janela inicial se expandirá em uma nova tela, em que serão solicitadas informações como o local e a descrição do acontecimento.
Uso de cores para diferenciar eventos
Você pode ainda classificar seus compromissos por cores. Para ilustrar: verde para feiras e exposições do setor, azul para visitas aos fornecedores, amarelo para reuniões com a equipe (podendo adicionar o Google Meet para videoconferências) e assim por diante.
Tarefas
Em uma Tarefa, por sua vez, é necessário somente especificar o dia e o horário, com a possibilidade de torná-lo repetitivo, como:
- semanal (a cada terça-feira);
- mensal (última sexta-feira de cada mês);
- todos os dias da semana.
Sob uma visão geral, esses são os recursos principais do Google Agenda.
Entretanto, para que você entenda o real poder dessa ferramenta, fique sabendo que, além de criar/excluir eventos, por exemplo, é possível compartilhá-los com os demais e aceitar convites para participar de acontecimentos (reuniões, atividades online ou offline etc.) criados por outras pessoas.
Como usar os eventos compartilhados?
Existem várias utilidades para o compartilhamento de agendas. Você pode:
- compartilhar sua própria agenda para que outros possam visualizar seus eventos;
- criar uma agenda de grupo, que todos possam colaborar;
- adicionar uma pessoa como administrador, para agendar e editar eventos por você.
Essa funcionalidade é especialmente útil para marcar reuniões e melhorar a comunicação interna da sua empresa, pois você pode enviar um convite para todos os envolvidos e ser notificado da disponibilidade de cada um.
Atribuição de agenda para outras pessoas
Você pode atribuir sua agenda para uma ou mais pessoas. No entanto, o Google não recomenda dar autorização total para muitas pessoas ou grupos. Para adicionar pessoas:
- abra o Google Agenda no computador e localize “Minhas agendas” à esquerda;
- passe o cursor na agenda que deseja compartilhar, clique em “Mais opções” e “Configurações”;
- vá em “Compartilhar com pessoas ou grupos específicos”, depois em “Adicionar pessoas e grupos” e digite o endereço de e-mail do novo administrador;
- vá em “Permissões” e clique em “Fazer alterações e gerenciar compartilhamento”;
- por fim, clique em “Enviar”.
Quais os benefícios do Google Agenda?
O Google Agenda é ótimo para quem precisa planejar os seus dias de trabalho. Você pode sincronizar o seu com praticamente todos os dispositivos móveis, deixando tudo conectado.
Além disso, o aplicativo de calendário tem um design minimalista, é baseado na web, muito fácil de usar e tem ampla compatibilidade.
Já dá para perceber que as vantagens de utilizar o Google Agenda na sua empresa são várias. Veja algumas!
Sincronização com Gmail
É possível sincronizar a sua agenda e a de outras pessoas com o seu Gmail e ser notificado das alterações que forem feitas. Assim, ela adiciona automaticamente os compromissos de eventos recebidos no e-mail.
Visualização do calendário
Os gestores podem usar o Google Agenda para monitorar as equipes de trabalho e os seus respectivos membros. Esse benefício pode resultar em diversos outros, tudo vai depender do modo como o Google Agenda for utilizado na organização. Com a lista de tarefas paralela aos eventos, os envolvidos em uma determinada atividade podem visualizar o que já foi feito.
Além disso, você pode ocultar as suas horas inativas se utiliza a solução para negócios. Os períodos noturnos, feriados e finais de semana apenas ocupam espaço na agenda, e esses horários podem ser ocultados para oferecer uma visão otimizada dos compromissos. Se desejar, pode manter visível somente os dias e horários em que a empresa está aberta.
Caso tenha decidido ocultar certos períodos, basta clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito do calendário, selecionar “‘Configurações” e rolar para baixo até o campo “Opções de visualização”. Desmarque a caixa “Mostrar fins de semana” e instale a extensão do Chrome para ocultar os horários de descanso. Clique no slide à esquerda e arraste para cima ou para baixo.
Acesso remoto
O calendário pode ser acessado por computadores, tablets e smartphones, em qualquer lugar que tenha acesso à Internet. Isso facilita o gerenciamento das tarefas sem ter que anotá-las em listas de papel. O Google Agenda tem um gerenciador de tarefas que permite criar listas e marcar itens conforme for preciso. Clique em “Minhas agendas” e depois em “Tarefas”.
Os usuários da solução podem adicionar esses compromissos à agenda com apenas alguns cliques e receber convites para reuniões de outras pessoas no smartphone.
Um recurso do Google Agenda ajudará você a definir os seus horários de trabalho porque nem sempre o profissional está disponível para participar de uma reunião. Use o ícone “Configurações” para fazer os seus ajustes.
Disponibilidade offline
Use seu calendário offline sempre que precisar, pois a plataforma funciona até nos momentos em que você fica sem Wi-Fi, conexão 4G ou 5G. Acesse o menu “Configurações” e marque a alternativa “Off-line”. Afinal, nem sempre você terá acesso à Internet, e a cobertura móvel pode ser irregular.
Habilite essa função, mas saiba que os novos eventos adicionados no calendário off-line somente serão sincronizados com os demais dispositivos quando for estabelecida a conexão com a Internet. Use a opção “Compartilhar com pessoas específicas”.
Quando você compartilha a agenda, as outras pessoas podem acessá-la em suas próprias páginas da plataforma. Selecione o ícone em forma de engrenagem e depois clique em “Configurações”. Escolha a função “Configurações das minhas agendas” e após selecionar a agenda desejada, em “Compartilhar com pessoas ou grupos específicos”, digite o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar. Crie um calendário específico para cada projeto em “Outras agendas”.
Integração com outras plataformas
As integrações do Google Agenda com outras plataformas possibilitam que a sua empresa gaste menos tempo inserindo informações em vários aplicativos. Não é necessário transferir os dados individual ou manualmente. Essa função libera os gestores para se concentrarem em suas tarefas de gestão, na geração de receitas e na conquista de clientes.
Há uma lista enorme de plataformas e aplicações que maximizam a produtividade dos negócios, por exemplo, integrações para CRM, aplicações financeiras, ferramentas para desenvolvedores, gerenciamento de projetos, plataformas de mídia social, entre outras.
Sincronize seu Google Agenda em vários dispositivos e não perderá os seus compromissos. Ao fazer a integração completa, você acessará todos os dados no seu tablet, celular ou notebook. O Google Agenda também pode ser integrado ao Gmail para que o usuário crie eventos e responda a convites diretamente do seu e-mail.
Como usar o Google Agenda a seu favor?
O Google Agenda mantém você organizado, sintonizado e atualizado sobre tudo o que está acontecendo ao seu redor.
Com ele, não é mais necessário armazenar informação na cabeça, nem correr o risco de armazená-las em dispositivos que somente funcionarão online. Abaixo, daremos dicas de como utilizar essas funções ao seu favor. Observe as mais relevantes!
Integração entre aparelhos
Aproveite a conectividade entre aparelhos para baixar o aplicativo no seu celular e ter acesso aos recursos onde quer que esteja. Potencialize os lembretes habilitando os avisos de notificação. Assim, você pode chegar ao trabalho sabendo todos os seus compromissos do dia.
Otimização da produtividade
Seja mais produtivo criando personalizações de acordo com os diferentes tipos de eventos, pois, assim, você consegue visualizar melhor os seus compromissos e identificar o que for prioridade.
Separe também uma parte do seu dia para aprender sobre as funcionalidades do Google Agenda que trouxemos, para que você possa aproveitar o máximo de seus benefícios.
Quais recursos avançados podem potencializar a produtividade de uma equipe de TI?
Com o Google Agenda, o usuário consegue fazer o planejamento simplificado das suas reuniões e ainda compartilhar a sua programação.
Você pode convidar pessoas de dentro ou de fora da sua empresa para fazer reuniões e gerar de forma automática os links de videoconferência. Outro recurso é indicar a sua disponibilidade para eventos comparando-a com outros usuários.
O Google Agenda permite enviar automaticamente uma agenda diária por e-mail. Isso pode ser feito no início de cada dia de trabalho para iniciar as atividades sabendo exatamente o que precisa ser feito para colocar tudo em ordem, por nível de urgência e necessidade. A solução não vai deixar os times esquecerem seus compromissos.
Para isso, o Google Agenda envia mensagens de texto ou notificações push para relembrar os profissionais de obrigações futuras e iminentes. A plataforma avisa sempre que um evento for cancelado ou se os detalhes forem alterados.
Ajuste as suas configurações de notificação clicando na engrenagem, vá em “Configurações”, role até “Notificação” e edite as informações conforme as suas preferências.
Conferências e videochamadas
Com o Google Agenda, fica mais fácil planejar reuniões de negócios com pessoas cujos horários são diferentes. A solução vai ajudá-lo a enfrentar esse tipo de desafio no momento em que você decidir criar um evento. Inicie o processo e depois clique em “Encontrar um horário”. Ao adicionar os participantes, as agendas desses usuários aparecerão ao lado da sua.
Durante a visualização, é possível verificar manualmente ou então clicar em “Horários sugeridos”. Em seguida, você poderá criar um link de vídeo de reunião virtual que será gerado para a participação de eventos por meio do Google Meet. Diante disso, não será preciso que os usuários solicitem o acesso, basta carregar o evento e clicar em “Participar”.
Definição de lembretes e notificações
É comum perder prazos ou reuniões quando vários eventos acontecem diariamente. Os lembretes de reuniões do Google Agenda enviam alertas que evitam perder momentos importantes.
Decida se prefere receber essas notificações em seu desktop, em seu navegador ou por meio de um dispositivo móvel. Acesse a “Agenda Diária”, selecione “Todas as manhãs” e receberá avisos no seu e-mail.
Agora que você já sabe a teoria de como usar o Google Agenda, é hora de colocar em prática o que aprendeu. Providencie a ferramenta para os demais membros da organização e realize treinamentos para que todos possam usá-la com eficiência. Ao empregá-lo na sua empresa, é certo que benefícios virão, disso não há a menor dúvida!
O que achou deste conteúdo? Ficou com dúvidas? Entre em contato com a nossa equipe de atendimento agora mesmo e entenda como a Multiedro pode ajudar a sua empresa.
