De grande ajuda para qualquer tipo de empresa que deseja organizar melhor as suas atividades e os seus compromissos, o Google Agenda é um aplicativo que permite administrar e compartilhar eventos, reuniões e programações, de modo simples e muito eficaz. Uma de suas principais vantagens, além da facilidade de uso, é que ele não precisa ser instalado no computador, bastando apenas fazer o login com a sua conta Google para acessá-lo. 

Em termos mais práticos, estamos nos referindo a um serviço de calendário, porém, projetado para equipes. A seguir, ensinaremos como usar o Google Agenda, apresentando seus principais pontos. Aproveite!

Como usar o Google Agenda?

Não há muito segredo quanto ao funcionamento do Google Agenda. Ao clicar sobre uma determinada data e horário, por exemplo, uma janela se abrirá solicitando o título e a especificação do compromisso: evento ou lembrete. 

Adicionar eventos

No caso de um evento, clique em “mais opções”. Ao fazer isso, a janela inicial se expandirá em uma nova tela, em que serão solicitadas informações, como o local e a descrição do acontecimento.

Uso de cores para diferenciar eventos

Você pode ainda classificar seus compromissos por cores. Para ilustrar: verde para feiras e exposições do setor, azul para visitas aos fornecedores, amarelo para reuniões com a equipe (podendo adicionar o Google Hangouts para videoconferências) e assim por diante. Ao adicionar um evento, vá em “Mais opções”, clique em “Criar” e então selecione a cor desejada. Para eventos que já estão adicionados, basta ir no menu “Editar”.

Lembretes

Em um lembrete, por sua vez, é necessário somente especificar o dia e o horário, com a possibilidade de torná-lo repetitivo, como:

  • semanal (a cada terça-feira);
  • mensal (última sexta-feira de cada mês);
  • todos os dias da semana.

Sob uma visão geral, esses são os recursos principais do Google Agenda. Entretanto, para que você entenda o real poder dessa ferramenta, fique sabendo que além de criar/excluir eventos, por exemplo, é possível compartilhá-los com os demais e aceitar convites para participar de acontecimentos (reuniões, atividades online ou offline etc.) criados por outras pessoas. 

Como usar os eventos compartilhados?

Existem várias utilidades para o compartilhamento de agendas. Você pode:

  • compartilhar sua própria agenda para que outros possam visualizar seus eventos
  • criar uma agenda de grupo, que todos possam editar;
  • adicionar uma pessoa como administrador, para agendar e editar eventos por você.

Essa funcionalidade é especialmente útil para marcar reuniões e melhorar a comunicação interna da sua empresa, pois você pode enviar um convite para todos os envolvidos e ser notificado da disponibilidade de cada um.

Compartilhamento de agenda já existente

O aplicativo do Google Agenda não suporta essa funcionalidade, assim você deve seguir estas etapas no computador:

  • vá em “Minhas agendas” no canto esquerdo da tela, passe o cursor sobre a agenda que você quer compartilhar, clique em “Mais” e “Configurações e compartilhamento”;
  • para compartilhar amplamente, vá em “Autorizações de acesso”, marque as caixas com as formas de compartilhamento e escolha as opções no menu;
  • para compartilhar com algumas pessoas, vá em “Compart. c/ pessoas espec.” e clique em “Adicionar pessoas”;
  • por fim, adicione a pessoa ou o endereço do e-mail do grupo do Google, ajuste as configurações de autorização e clique em “Enviar”.

Atribuição de agenda para outras pessoas

Você pode atribuir sua agenda para uma ou mais pessoas. No entanto, o Google não recomenda dar autorização total para muitas pessoas ou grupos. Para adicionar pessoas:

  • abra o Google Agenda no computador e localize “Minhas agendas” à esquerda;
  • passe o cursor na agenda que deseja compartilhar, clique em “Mais” e “Configurações e compartilhamento”;
  • vá em “Compart. c/ pessoas espec.”,  depois em “Adicionar pessoas” e digite o endereço de e-mail do novo administrador;
  • vá em “Permissões” e clique em “Fazer alterações e gerenciar compartilhamento”;
  • por fim, clique em “Enviar”.

Quais os benefícios do Google Agenda?

As vantagens de utilizar o Google Agenda na sua empresa são várias, incluindo:

  • sincronização com Gmail: você pode sincronizar sua agenda e a de outras pessoas com o seu Gmail e ser notificado das alterações que forem feitas;
  • visualização do calendário das equipes de trabalho e dos seus respectivos membros (esse benefício pode resultar em diversos outros, tudo vai depender do modo como o Google Agenda for utilizado na organização);
  • lista de tarefas paralela aos eventos (interessante porque permite que os envolvidos em uma determinada atividade saibam o que já foi feito);
  • acesso remoto: o calendário pode ser acessado por computadores, tablets e smartphones, em qualquer lugar que tenha acesso à internet.

Como usar o Google Agenda ao seu favor? 

Por fim, daremos algumas dicas de como utilizar o Google Agenda ao seu favor. As mais relevantes são:

Gerenciamento de projetos

Você pode organizar melhor as tarefas da equipe com o Google Agenda. É só criar um evento para cada projeto, definir um prazo de entrega, compartilhá-lo com seus membros e monitorar o andamento das atividades.

Criar metas

O calendário oferece ajuda para alcançar seus objetivos. Você pode criar metas pessoais ou corporativas para o dia, para a semana, para o mês ou para o ano. A ferramenta do Google oferece ainda mais um auxílio, que é exibir sugestões como ler, se exercitar, fazer treinamentos etc.

Integração entre aparelhos

Aproveite a conectividade entre aparelhos para baixar o aplicativo no seu celular e ter acesso aos recursos onde quer que esteja. Potencialize os lembretes habilitando os avisos de notificação. Assim, você pode chegar ao trabalho sabendo todos os seus compromissos do dia.

Otimizar a produtividade

Seja mais produtivo criando personalizações de acordo com os diferentes tipos de eventos, pois assim você consegue visualizar melhor os seus compromissos e identificar o que for prioridade. Separe também uma parte do seu dia para aprender sobre as funcionalidades do Google Agenda, para que você possa aproveitar o máximo de seus benefícios.

Agora que você já sabe a teoria de como usar o Google Agenda, é hora de colocar em prática o que aprendeu. Providencie a ferramenta para os demais membros da organização e realize treinamentos para que todos possam usá-la com eficiência. Ao empregá-lo na sua empresa, é certo que benefícios virão, disso não há a menor dúvida!

O que achou deste conteúdo? Gostou? Então veja como estruturar um processo de migração para nuvem!