Como o G Suite ajuda a otimizar a gestão de TI da empresa?

Para que uma gestão de TI seja eficiente, é essencial investir em pacotes de serviços criados especialmente para otimizar a rotina de escritório. Isso porque a capacidade humana de gerenciamento é de natureza limitada e fica muito fácil se perder em meio a tantas tarefas.

É pensando nisso que escrevemos este artigo sobre uma das utilidades do Google que acreditamos ser uma ótima solução para as dificuldades administrativas da sua empresa.

Continue a leitura deste artigo e conheça as funções do G Suite que podem ajudar a otimizar sua gestão de TI!

Otimização de treinamentos e reuniões

O G Suite conta com ferramentas específicas para a realização de reuniões e treinamentos à distância.

Com o Hangouts, por exemplo, é possível trocar mensagens instantâneas e fazer chamadas de vídeo ou voz gratuitas, com até 10 participantes. Você pode usá-lo através do navegador, celular ou tablet. A plataforma, ainda, pode ser integrada ao Gmail, permitindo que você vá, instantaneamente, de uma conversa de e-mail a uma videochamada.

Fazer reuniões e treinamentos fica muito mais fácil, já que não é preciso esperar que todos os integrantes do grupo estejam disponíveis para se encontrar pessoalmente.

Mais acessibilidade aos documentos da empresa

Como a plataforma fica na nuvem, os membros da equipe podem acessar todas as ferramentas disponíveis, de qualquer lugar do mundo e por meio de qualquer dispositivo.

Todos os documentos, informações e modificações feitas são automaticamente sincronizados entre os usuários com acesso a esses arquivos, assim que a conexão com a internet for estabelecida.

A sincronia de informações é especialmente conveniente para empresas que buscam por alternativas ao trabalho feito tradicionalmente em escritório, como é o caso das que adotam o modelo de home office, pois torna possível o compartilhamento e edição de informações em tempo real, entre duas ou mais pessoas que estejam em localidades diferentes.

A armazenagem na nuvem, também, é muito útil para se prevenir contra eventuais perdas de arquivos causadas por falhas técnicas. Assim, a equipe de TI economiza tempo e trabalho, por não ter que ficar fazendo o backup de arquivos o tempo todo.

Arquivos salvos automaticamente

Por falar em backup, esse é outro encargo que se torna antiquado quando pensamos no que a tecnologia em nuvem tem a oferecer em termos de armazenagem e sincronização.

Assim que um arquivo é criado em uma das plataformas do G Suite, ele é automaticamente salvo na nuvem. Todas as alterações nos documentos, também, são salvas à medida que vão sendo feitas. Assim, ainda que a conexão com a internet caia ou o seu computador ou celular apresente uma falha repentina, seus arquivos permanecem intactos, podendo ser acessados em outro aparelho.

Melhora da comunicação entre os indivíduos

Em qualquer empresa, uma boa gestão de TI só é possível quando a comunicação interna é eficiente.

Conversar por meio de canais diferentes pode gerar muitos mal-entendidos devido ao desencontro de informações que isso causa. Por isso, centralizar todas as conversas em uma única plataforma multifuncional torna o fluxo de informações bem mais eficiente.

Pensando nisso, o Google conta com uma versão empresarial do Hangouts, que é o Hangouts Chat. Com essa nova versão da plataforma, é possível criar tanto conversas individuais quanto em grupos, que podem ser divididos em salas virtuais da maneira que for mais conveniente para os times.

A plataforma, ainda, faz integrações com todos os outros serviços do Google, como o Documentos, Planilhas e Apresentações. Ou seja, é possível reunir todas as conversas e arquivos pertinentes à organização da empresa em um único lugar.

O Hangouts, também, favorece a comunicação entre sua empresa e seus parceiros de negócio que residam em outra área, e com clientes importantes com quem você precisa manter contato com frequência.

Controle unificado das políticas de uso

Com o G Suite, um único administrador pode fazer o controle de todas as tarefas e usuários de um único lugar.

O administrador pode, por exemplo, reter, arquivar, procurar e exportar todos os dados da empresa e configurar as políticas de uso. Ele, também, pode restringir tarefas para usuários específicos e receber alertas personalizados para quando arquivos são compartilhados fora do seu domínio e quando um dispositivo é comprometido.

Outra funcionalidade muito útil para a segurança da empresa é que o administrador pode apagar todos os dados do G Suite de um dispositivo que tenha sido roubado, por exemplo.

Otimização de recursos

Como o G Suite é uma plataforma do Google na nuvem, não é necessário adquirir softwares específicos para cada funcionalidade requerida. Em vez disso, a empresa investe apenas nos serviços que vai utilizar.

Como os programas ficam todos hospedados nos servidores do Google, o pessoal da TI não precisa se preocupar com atualizações de softwares, pois elas são feitas automaticamente. Isso também significa que questões como armazenamento em disco deixam de ser um problema, já que o espaço na nuvem é ilimitado.

Dessa forma, é possível reduzir custos com o G Suite enquanto se dispõe de soluções inovadoras para a gestão de TI.

Organização da rotina na gestão de TI

Com o Google Agenda no G Suite, a empresa consegue criar múltiplos eventos que podem ser acessados por todos os funcionários. Também é possível criar calendários confidenciais designados apenas a times específicos.

Como todos os aplicativos do Google, o Calendário pode ser integrado com outros serviços, como Gmail, Drive, Contatos e Hangouts.

A plataforma, também, tem uma função de sobrepor calendários, que permite visualizar os compromissos de todos do time, o que facilita o agendamento de reuniões em horários em que todos estejam disponíveis.

A complexidade em uma rotina de escritório requer que o maior número possível de serviços seja automatizado, para que os esforços da equipe não se dispersem entre infinitas tarefas. Dessa forma, pensar em como a gestão de TI da sua empresa pode ser otimizada com plataformas direcionadas para esse fim é um grande passo em direção aos avanços que você almeja para o seu negócio.

Viu como o G Suite pode ser uma boa solução para a gestão de TI da sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!