9 minutos para ler
O setor de recursos humanos é imprescindível para que o andamento do negócio ocorra de forma saudável. Ele é responsável por diferentes processos em uma organização, por isso, pode ser considerado uma das engrenagens que fazem a roda girar na empresa. E, para garantir a eficiência, existe uma ótima solução: o Google Workspace para RH!
Esse conjunto de ferramentas, atualmente conhecido como Google Workspace, disponibiliza recursos valiosos que permitem aprimorar processos, realizar chamadas de videoconferência, armazenamento em nuvem, entre outros. Isso tudo traz diversos benefícios, tanto para a organização quanto para os outros envolvidos.
Por isso, separamos as principais formas de como o setor de RH da sua empresa pode utilizar o Google Workspace e quais são os benefícios desse conjunto de ferramentas para as rotinas de trabalho. Acompanhe!
Saiba como o Google Workspace pode auxiliar o setor de RH
O antigo G Suite, agora chamado de Google Workspace, nada mais é que uma suíte de aplicativos de produtividade, baseada em nuvem do Google, que oferece uma série de ferramentas para facilitar o trabalho em equipe e otimizar todas as atividades das empresas.
Hoje, uma das áreas que mais se beneficia com o uso dessa poderosa ferramenta é o departamento de Recursos Humanos (RH). Separamos abaixo quais são os usos do Google Workspace. Confira!
Entrevistas remotas mais eficientes com as ferramentas Google Workspace
Um desafio muito recorrente que diversas empresas têm enfrentado é realizar uma entrevista de emprego com seus candidatos. Com a rotina acelerada do mercado, muitas vezes, fica complicado encaixar um horário ou, inclusive, lidar com o deslocamento dos concorrentes à vaga.
A possibilidade de entrevistá-los online se tornou um grande benefício para ambos os lados. Isso possibilita maior conforto e praticidade para o processo de recrutamento. Nesse sentido, o uso do Google Workspace para RH garante acesso à uma ferramenta poderosa, capaz de aprimorar as entrevistas e trazer resultados ainda melhores para as empresas.
O Google Meet é uma ótima plataforma de comunicação, permitindo realizar videoconferências. Isso dá possibilidade de conectar o entrevistador e os candidatos online por meio de qualquer dispositivo conectado à internet. Outra opção que o setor de RH tem é ao combinar essa solução com as demais ferramentas do Google Workspace, como Google Docs e Google Planilhas.
Assim, durante as entrevistas, é possível expandir o processo, oferecendo testes, como formatação de documentos ou escrita de redação. Isso dá ao RH maiores oportunidades de entender as capacidades e conhecimentos dos candidatos, tudo remotamente e em tempo real.
Acompanhamento do processo seletivo
Após o fim de um processo seletivo, com o pedido de contratação aprovado pelos setores responsáveis, as empresas precisam ter consciência sobre o andamento de toda a documentação que essa etapa exige. Dessa forma, a documentação do fluxo de preenchimento sobre cada novo colaborador nas vagas disponibilizadas é essencial para que todo o processo de contratação ocorra com sucesso.
O Google Workspace para RH disponibiliza a ferramenta ideal para o setor responsável ter maior controle e organização durante essa etapa. O Google Planilhas é uma excelente solução nesse momento. Nele, é possível criar, compartilhar e acompanhar todo o andamento da contratação. Os times envolvidos no processo conseguem ter maiores detalhes do seu andamento, podendo até realizar comentários pontuais.
Isso dá maior controle sobre o progresso e as possíveis alterações e observações, tudo em tempo real. Desse modo, a empresa consegue aprimorar a qualidade do seu processo seletivo, possibilitando encontrar novos colaboradores alinhados às expectativas do cargo disponível.
Treinamento de funcionário em qualquer lugar
A capacitação dos funcionários é uma característica essencial tanto para o lado pessoal do colaborador quanto para a empresa em que ele trabalha. Ter um membro da sua equipe capacitado é a melhor forma de garantir um desempenho à altura das suas expectativas.
Por isso, é indispensável que a organização ofereça meios para que eles aprimorem o seu conhecimento e habilidades. O grande problema que as empresas encontram é justamente na questão dos horários dos seus colaboradores. Acontece que nem sempre é possível reuni-los no mesmo ambiente devido a diferentes fatores, como a localização.
Dessa forma, o Google Meet novamente é a ferramenta ideal para esse tipo de situação. Ele permite que todos os envolvidos se reúnam remotamente, independentemente do local em que se encontram. Assim, ainda que a empresa conte com diferentes filiais, é possível oferecer sessões de treinamento para todos os envolvidos e garantir uma capacitação de qualidade aos colaboradores.
Maior agilidade para receber feedbacks
Entender a importância da cultura de feedbacks é essencial para garantir o crescimento saudável do seu negócio. Acontece que esse processo pode ser demorado e complicado, principalmente se ele for realizado no boca a boca. Dessa forma, o Google Workspace para RH disponibiliza meios efetivos de otimizar esse processo, garantindo que a empresa obtenha os feedbacks com maior agilidade e eficiência.
Assim, é possível elaborar todo o processo por meio da criação do Google Forms e usá-lo para fazer a pesquisa. Além de ser muito mais prático, é possível estabelecer um prazo para a sua conclusão pelo Google Agenda. Com os formulários preenchidos, o setor de RH consegue acessar os resultados de prontidão, garantindo um processo muito mais ágil e eficiente.
Auxilia na criação do escopo do cargo
Durante o planejamento sobre qual é o perfil ideal para preencher uma vaga na empresa, é preciso contar com o auxílio dos setores envolvidos para ter sucesso nesse processo. Esse tipo de ação deve ser realizada por diferentes pessoas para a contratação ser feita corretamente. Assim, o Google Workspace para RH pode facilitar todo o processo, auxiliando na comunicação entre os setores.
Com o Google Docs, por exemplo, é possível unir toda a equipe envolvida no processo seletivo, favorecendo o trabalho colaborativo e simultâneo. Além disso, os envolvidos têm total controle sobre o andamento da criação do escopo do cargo. Eles também conseguem fazer modificações e dar feedbacks em tempo real, facilitando toda a comunicação e unificação das ideias.
Comunicação e colaboração em equipe
O diálogo, a transparência nas informações e a cooperação entre as equipes de RH precisam ser eficientes. E, nada melhor do que contar com a tecnologia para auxiliar nessa tarefa. Existem ferramentas inovadoras como o Google Workspace, que se destaca nesse quesito, pois, por meio dele, é possível interagir com os colegas, embora esteja a quilômetros de distância.
Ele pode ser instalado em aparelhos móveis, facilitando a vida dos funcionários que viajam a negócios com os que estão na empresa. É possível participar de treinamentos, reuniões, editar e confeccionar documentos importantes para os recursos humanos empresariais.
Existe a opção de usar um chat integrado aos e-mails dos profissionais, e isso unifica os canais de trocas de mensagens e reduz o desencontro causado pelas redes sociais e outros aplicativos.
Outra vantagem no quesito comunicação é que as pessoas podem colocar comentários em planilhas e documentos. Dessa maneira, os outros usuários que possuem acesso liberado para acessar os documentos visualizam as informações que são adicionadas neles — inclusive em tempo real.
Gerenciamento de projetos
A melhor plataforma de gerenciamento de projetos e informações do RH é o Google Workspace. Por meio dele é possível registrar todos os projetos e as ideias em um único local. Basta acessar uma única plataforma, para ter acesso a todos os arquivos gerados e mantê-los organizados por data e nome de arquivo. Se a pessoa deseja:
- criar um projeto;
- armazenar arquivos;
- criar um plano para modificar um projeto;
- compartilhar documentos relacionados a um projeto;
- gerenciar informações.
Esse é o programa certo. Apenas é preciso fazer um teste e ver se conseguirá adaptar-se a maneira de usá-lo.
Proteção das informações dos colaboradores
O Google Workspace tem a segurança e a confiabilidade de uma infraestrutura em nuvem de última geração. Todas as informações arquivadas nele são protegidas por tecnologia de ponta e não podem ser acessadas por aqueles que não possuem as respectivas senhas de acesso.
A proteção não é apenas para os documentos e identidades, mas para os aplicativos e dispositivos, dos quais são acessadas as informações. Vale ainda salientar que a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece regras para a captação e armazenamento dos dados — e o Google Workspace cumpre todos os requisitos.
Pronto! Agora que você sabe como o Google Workspace para RH pode auxiliar diversos procedimentos e otimizar os resultados, é hora de fazer acontecer. Para realizar a migração dos seus processos para os servidores do Google e começar a beneficiar a sua organização com essas ferramentas, o ideal é contar com uma parceria de excelência para o seu negócio.
A Multiedro é uma empresa especializada nas soluções Google com a experiência necessária para participar do desenvolvimento e implementação de todo o processo. Portanto, não deixe de nos procurar e tenha a certeza de que será bem atendido, tendo à sua disposição todo o auxílio que necessitar.
Gostou de conhecer sobre o uso do Google Workspace para RH? Aproveite para compartilhar este post nas redes sociais e auxilie os seus amigos a terem acesso a mais estas informações de extrema relevância!
