As empresas, os clientes e os fornecedores precisam estar cada dia mais conectados. Nesse cenário, é essencial que as soluções sejam ágeis e eficientes para resolver os problemas do dia a dia e ajudar nas vendas.
Equipes que trabalham externamente perdem muito tempo, principalmente em empresas com muita capilaridade. O treinamento de um novo colaborador que está geograficamente longe da matriz, por exemplo, dificulta e atrasa o trabalho da equipe.
Uma solução para diminuir essas ocorrências é adotar a G Suite, contando com ferramentas eficientes, como o Google Drive para empresas. Mostramos, a seguir, as funcionalidades e os benefícios que a organização pode ganhar ao adotar essa ferramenta. Vamos lá?
G Suite para empresas
A plataforma G Suite é um conjunto de aplicativos inteligentes voltados para empresas, que é capaz de atender companhias de qualquer porte ou segmento. Veja, a seguir, quais são suas principais funcionalidades.
Google Agenda
O Google Agenda integra totalmente o Gmail, o Google Drive, o Google Sites, o Google Hangouts e os Contatos, bem como é capaz de importar e incorporar a agenda de sistemas legados, como o Microsoft Exchange, o iCal ou o Lotus Notes. Com ela, o usuário pode:
- compartilhar a agenda com a equipe e os clientes;
- visualizar as agendas e os recursos compartilhados;
- verificar salas de reunião disponíveis;
- visualizar os horários livres dos integrantes da equipe e marcar reuniões ou eventos online;
- enviar lembretes de eventos.
Gmail corporativo
O Gmail corporativo oferece o dobro de espaço de armazenamento da opção gratuita. Ainda, permite optar pelo espaço ilimitado, de acordo com o pacote G Suite adquirido. Apresenta também:
- suporte 24 horas nos sete dias da semana;
- relatórios avançados;
- controles de compartilhamento e confidencialidade dos e-mails (com a definição de datas de vencimento ou revogação das mensagens);
- segurança e proteção contra phishing exclusivas para ameaças ao Business E-mail Compromise (BEC), que alerta o usuário ou move o material para o spam.
Hangouts Chat
Esse sistema é um chat para a troca de mensagens entre as equipes. Ele tem diversas funcionalidades inclusas para garantir a segurança dos usuários, como logon único e autenticação de dois fatores. Com o Hangouts Chat é possível:
- compartilhar arquivos;
- programar reuniões;
- criar tarefas;
- conectar com ferramentas de terceiros.
Hangouts Meet
O Hangouts Meet, por sua vez, é uma ferramenta para reunião por videoconferência, com interface leve e gerenciamento inteligente. Como é integrado ao G Suite, é possível enviar um e-mail com o link para o encontro ou marcar diretamente na agenda de cada integrante da equipe.
Google Docs
Essa funcionalidade compreende o pacote de arquivos do Google e permite criar documentos, planilhas, formulários, sites, apresentações e outros. O foco é sempre o ambiente de trabalho e, em todos os tipos de documentos, é possível:
- editar e compartilhar com a equipe;
- sincronizar e visualizar em tempo real;
- usar o chat colaborativo;
- ver o histórico de revisões.
Vantagens do Google Drive para empresas
O Drive é tão especial que decidimos criar um tópico único para falar de suas funcionalidades. Um dos carros-chefes da Google, ele armazena devidamente todos os arquivos da companhia na nuvem e possibilita a visualização remota, a qualquer momento e por meio de qualquer dispositivo, móvel ou não.
Assim, é fácil acessar os seus arquivos por meio de tablets, desktops, laptops e smartphones, por exemplo. Dependendo da opção de G Suite contratada, o Google Drive pode oferecer até mesmo espaço ilimitado. Isso é especialmente importante para empresas, já que essa solução é escalável o suficiente para acompanhar o crescimento do negócio e, consequentemente, das demandas.
Agora que já falamos dos aspectos gerais, conheceremos as funcionalidades específicas da ferramenta e seus benefícios.
Segurança
Como hoje a tecnologia é uma ferramenta direta para companhias de diferentes segmentos, utilizar o Google Drive para empresas é garantir um nível superior de segurança para as suas tarefas diárias.
O serviço confere proteção aos documentos corporativos, já que a adoção garante o armazenamento direto na nuvem. Dessa forma, você e seus colaboradores não mais dependerão do bom funcionamento de dispositivos físicos para o arquivamento, como HDs externos.
Além disso, os administradores definem as permissões de acesso e compartilhamento de acordo com as suas preferências. Dessa forma, somente aqueles profissionais que realmente precisem trabalhar com determinados arquivos terão acesso a eles.
Espaço amplo de armazenamento
Pense em uma ferramenta cujos usuários gratuitos já iniciem seus trabalhos com 15GB de armazenamento grátis. Se a versão mais básica já garante esse espaço todo, os modelos do Google Drive para empresas garantem um número ainda maior de benefícios.
Aqui, temos outro exemplo direto de escalabilidade: isso porque é possível adquirir mais espaço de acordo com as necessidades do negócio, chegando até mesmo à opção de armazenamento ilimitado em planos mensais.
Funcionamento offline
O Google Drive oferece também a funcionalidade de editar arquivos mesmo no modo offline. Dessa forma, é possível realizar as alterações normalmente com o seu dispositivo desconectado. Assim que você estiver novamente online, todo o trabalho realizado será automaticamente atualizado e armazenado no sistema.
Dessa forma, oscilações na sua conexão não inviabilizarão o seu trabalho. Sem interrupções, é possível obter mais produtividade e cumprir as metas estabelecidas. Dessa forma, sua empresa não perderá aquele dia de trabalho.
Benefícios do G Suite para empresas
A plataforma G Suite oferece inúmeras vantagens para as companhias e foi desenhada para permitir que os colaboradores estejam sempre conectados e sincronizados entre si. Seus objetivos maiores são o alto desempenho, a colaboração e a produtividade.
Integração das aplicações
Todos os serviços oferecidos ficam sincronizados entre os dispositivos e as aplicações. Assim, quando se abre o Google Agenda, por exemplo, pode-se receber o lembrete de uma reunião via Hangouts e escolher ir diretamente para o aplicativo.
Gestão otimizada
Para os administradores, há um painel simples e intuitivo que permite fazer a gestão de usuários, licenças e dados. Assim, pode-se centralizar esse processo e obter relatórios com a movimentação rastreada dos colaboradores.
Mais segurança
O Google é reconhecido por priorizar a segurança dos dados na nuvem. Com uma solução robusta na rastreabilidade das informações, utiliza autenticação dupla e criptografia, e sempre atualiza os sistemas com novas regras de compliance.
Compatibilidade entre sistemas
Quem adota o G Suite não precisa abandonar o Office365: eles são totalmente compatíveis e os arquivos do Office podem ser editados mesmo por quem não tem o software instalado. Ao fim do processo, os documentos podem ser guardados nos formatos do Office ou em PDF.
Redução de custos
O ambiente colaborativo criado com o G Suite promove grande redução de custos com equipamentos, armazenamento de dados, otimização de reuniões, treinamento de novos colaboradores, licenças de softwares e até mesmo com o Shadow IT — o uso de sistemas ou processos que não são considerados oficiais para a empresa.
E-mail e site profissionais
Quando se contrata o G Suite, podem-se criar e-mails corporativos para os funcionários. Isso é essencial para quem quer transmitir uma postura mais profissional e madura da marca.
Estratégias alinhadas
Os relatórios gerenciais e os dashboards atualizados em tempo real podem ser visualizados em qualquer dispositivo móvel. Isso permite que a equipe esteja sempre ciente da estratégia de negócios da organização.
Com tudo configurado adequadamente, o poder e a flexibilidade que o G Suite oferece centralizam as informações da empresa e permitem que o trabalho flua melhor. Isso com um e-mail de marca comercial e a presença do Google.
Possibilidade de armazenamento ilimitado
É bom lembrar que o G Suite é uma plataforma baseada na nuvem e conta com a possibilidade de armazenamento ilimitado para arquivos diversos, como documentos, fotos, vídeos e e-mails.
Essa possibilidade é ideal para empresas que desejam utilizar uma ferramenta que se ajusta rapidamente ao crescimento da organização. Toda a atualização é feita diretamente pela internet e em poucos cliques é possível ter acesso ao contrato e ao “cardápio” de funcionalidades.
Além disso, o pacote também vem com ferramentas e serviços destinados à migração de dados, para ajudá-lo a transmitir suas informações contidas em outras soluções de armazenamento.
Mais conectividade e colaboração
O G Suite para empresas conta com aplicativos que permitem que os colaboradores trabalhem utilizando os mesmos arquivos simultaneamente. Todas as edições feitas são registradas em tempo real e salvas diretamente na nuvem.
Além disso, é possível estabelecer recursos de edição, visualização e fazer comentários de forma otimizada. Isso proporciona um nível maior de colaboração e conectividade ao negócio, integrando os setores — principalmente pelo sistema de bate-papo embutido. Chega de ter que se deslocar até uma diferente área da empresa, perdendo tempo e produtividade.
Spam
Como se não bastasse, o filtro antispam próprio da G Suite é um dos mais robustos do mercado, utilizando toda a expertise da gigante do Vale do Silício. Além disso, ele oferece a possibilidade de mudanças na configuração, se adaptando ao seu jeito de trabalhar.
E aí? Gostou das possibilidades da plataforma? Se você já conta com um sistema e quer migrar para o G Suite, é recomendável contratar uma consultoria de TI especializada. Esses profissionais ajudarão também na configuração adequada do Google Drive para a sua empresa.
Afinal, é necessário planejamento para que os processos e a migração sejam bem-sucedidos. Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudá-lo!