Política de e-mail corporativo: o que saber para desenvolvê-la?

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Todas as empresas precisam ter uma política de e-mail corporativo para garantir a privacidade das informações empresariais apesar do uso da Internet. Esse é um item obrigatório para assegurar que os dados enviados por meio das contas corporativas sejam acessados somente pela empresa e seus destinatários. Assim que um colaborador é desligado, ele deve perder esse acesso.

Neste artigo, você vai conferir o que é política de e-mail corporativo e como funciona na prática, bem como os possíveis resultados que ela garante na empresa. Além disso, descobrirá como desenvolvê-la e entenderá os principais pontos que os gestores devem valorizar, tais como: transparência, segurança, responsabilidade sobre os dados etc.

Gostaria de conhecer alguns exemplos de política de e-mail corporativo e o que é proibido no momento de redigi-los? Acompanhe a leitura!

O que é e-mail corporativo e como funciona na prática?

O e-mail corporativo é um endereço eletrônico para o envio de mensagens escritas que somente pode ser obtido após ou juntamente com o registro do domínio de um site. A ferramenta de comunicação funciona como os e-mails pessoais, porém, o nome do colaborador vem antes e o da empresa poderá estar inserido após o ‘@’.

Ele é um canal de comunicação muito utilizado para formalizar e registrar os contatos, além de servir como documento ou prova judicial. O e-mail corporativo confere diversos benefícios para os negócios, por exemplo, customização, autoridade, endereços personalizados, monitoramento e controle dos conteúdos enviados.

O que é e o que significa desenvolver uma política de e-mail corporativo?

A política de e-mail corporativo é uma estratégia formulada para evitar problemas oriundos da troca de informações por meio de endereços eletrônicos. A solução surgiu para aumentar a segurança dos dados que são compartilhados via plataforma em ambiente virtual. Se uma empresa não tiver regras claras, poderá ter problemas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Quais são os principais pontos que os gestores devem saber?

É normal ter algumas dúvidas na hora de criar uma política de e-mail corporativo para uma empresa. Mesmo com a LGPD ainda temos diversos questionamentos sobre a criação das regras para as correspondências empresariais. Veja a seguir quais são os aspectos mais relevantes a serem observados durante a elaboração da estratégia!

Transparência

Essa é uma das metas da implementação da LGPD, pois as regras atuais requerem mais transparência para coletas, processamento e armazenamento de informações digitais. A norma dispõe que os líderes são responsáveis por treinar os seus colaboradores para garantir que os dados estejam protegidos contra ameaças. A empresa precisa deixar claro o que pode ou não ser feito pelos usuários.

Segurança

O principal objetivo da LGPD é promover a segurança dos dados sensíveis das pessoas físicas. Os e-mails pessoais registram conteúdos privados e que não podem ser monitorados pelos gestores. Porém, as correspondências eletrônicas corporativas devem passar por monitoramento constante para averiguar o cumprimento das políticas da empresa.

Responsabilidade sobre os dados

De acordo com a LGPD, a responsabilidade sobre a gestão de dados de consumidores, fornecedores e parceiros são da empresa que os utilizam. Por este motivo, o setor de TI desempenha papel fundamental para evitar golpes realizados por hackers com a implementação de medidas protetivas. Esses colaboradores identificam e eliminam falhas ou inseguranças.

Viu o que é preciso saber para desenvolver uma política de e-mail corporativo apropriada? Você pode criar essas regras de acordo com o propósito da empresa, estabelecendo o que é proibido e quais são os cuidados a serem tomados. Além do mais, pode inserir dicas de etiqueta e incluir a assinatura dos usuários. Não se esqueça de registrar condutas proibidas.

Achou interessante? Então siga em frente e conheça as 7 razões para sua empresa utilizar o e-mail corporativo na nuvem!

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