Shadow IT: como lidar com esse fenômeno dentro das empresas?

Você possui registro e controle de todas as plataformas e softwares utilizados pelos colaboradores dentro da empresa, em nuvem ou não. Porém, sabia que os seus funcionários podem estar acessando programas adicionais, de forma a complementar a infraestrutura de TI da organização, sem entender quais são os riscos que eles podem oferecer para a empresa?

Essa é a chamada Shadow IT que, apesar de ser uma prática comum, pode comprometer a segurança da informação e o monitoramento da produtividade do time. Entender o que significa esse conceito e como lidar com esse fenômeno é, portanto, essencial para a sua organização.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e descubra, agora mesmo, como lidar com a Shadow IT dentro da sua empresa!

O que é a Shadow IT?

Shadow IT é um conceito que se refere ao uso de sistemas da informação que não foram implantados pela equipe de TI da organização. Isso significa que, quando os seus colaboradores usam softwares ou plataformas complementares, seja para auxiliar nas atividades diárias, seja para organizar as suas próprias demandas, eles estão fazendo uso de Shadow IT.

Por não haver comprovação quanto ao nível de segurança, essas ferramentas colocam as empresas em risco ao expor seus dados sensíveis a utilizadores desconhecidos. Apesar de ser uma prática comum dentro de qualquer organização, inclusive, para as outras áreas, como financeiro e RH, é importante tomar alguns cuidados, de forma a evitar maiores problemas para a empresa.

Quais são os potenciais problemas que a Shadow IT pode trazer para a sua empresa?

A Shadow IT pode trazer uma série de situações arriscadas para a sua organização. Veja quais são as principais delas, agora mesmo!

Segurança

Quando você não sabe quais são os programas e plataformas que estão sendo utilizados, não é capaz de gerenciar os protocolos de segurança deles dentro da empresa. Dessa forma, é possível que os dados e informações de negócio estejam em risco sem que ninguém saiba, o que pode trazer uma série de problemas para a organização como um todo.

Dificuldade de acompanhar a produtividade

A Shadow IT também pode trazer dificuldades na hora de realizar o gerenciamento do time e de sua produtividade. Afinal, quando os colaboradores usam outras plataformas para realizar as atividades, o monitoramento fica prejudicado, comprometendo a gestão de tarefas e a organização do time como um todo.

Riscos legais para a empresa

A Shadow IT ainda pode trazer outras ameaças para a empresa, principalmente, no que se refere à reputação da organização e problemas legais. Afinal, o trabalho é delegado a programas não autorizados, que podem até comprometer a idoneidade da organização, ainda mais se usados sem licença.

Como lidar com a Shadow IT?

Como você pode perceber, a Shadow IT pode trazer uma série de problemas para a organização. Porém, essa é uma prática comum, e os colaboradores podem até não saber dos riscos para o time de TI.

Entender qual a melhor forma de lidar com esse fenômeno é fundamental para proteger a empresa e melhorar o controle das atividades. Veja, agora, quais são as principais dicas para lidar com a Shadow IT.

Conscientize os seus colaboradores

Quando se fala em Shadow IT, é comum que os colaboradores não tenham consciência sobre os riscos que isso pode trazer para a empresa. Dessa forma, utilizam o recurso sem se dar conta de que isso pode comprometer a segurança dos dados e informações do negócio.

É importante, portanto, investir na conscientização do time, de forma a explicar quais são os problemas e qual a melhor forma de usar o recurso. A ideia, aqui, não é proibir o uso de programas ou plataformas adicionais, mas solicitar que os colaboradores entrem em contato com o time de TI antes de realizar essa atividade. Assim, é possível regulamentar o uso e garantir que o programa escolhido é seguro.

Com isso, você pode reduzir a Shadow IT da sua organização. Afinal, quando os trabalhadores informam o programa que pretendem utilizar, a sua equipe pode verificar a segurança e incluí-lo nos protocolos de infraestrutura de TI da organização. Além disso, você pode buscar outras soluções mais seguras e adequadas para que os colaboradores realizem as atividades, sem precisar contar com a Shadow IT.

Melhore o monitoramento interno

O monitoramento de rede é uma das estratégias essenciais para enfrentar a Shadow IT dentro das organizações. A prática permite identificar atividades suspeitas e dispositivos desconhecidos que estão usando os dados da empresa, em desacordo com as normas estabelecidas pelo departamento de TI.

Um monitoramento eficaz deve ser incorporado à rotina por meio de programas que fazem o escaneamento de vulnerabilidades na rede. Quem usa o Google Cloud Platform tem a vantagem de contar com uma ferramenta administrativa que executa essa e outras funções de segurança, para que você controle seus dados corporativos com mais facilidade.

O monitoramento também é benéfico porque ajuda a gestão a entender por que os colaboradores se rendem a essas ferramentas. Assim, é possível preencher essas demandas com opções mais seguras.

Classifique o nível de risco da Shadow IT

Nem todo programa ou serviço de terceiros é automaticamente ruim, e alguns até podem ser úteis para a produtividade da sua equipe. A classificação de riscos é necessária porque ajuda a separar tecnologias seguras daquelas que realmente oferecem algum nível de dano, para que a TI possa gerenciá-las com mais eficiência.

Para isso, basta fazer uma avaliação de segurança com os recursos que você já utiliza para esse fim, de forma a descobrir quais usuários e dispositivos estão trafegando pela sua rede. A partir disso, você saberá quais ferramentas de terceiros devem ser bloqueadas e quais podem ser usadas para otimizar o trabalho do time.

Ofereça alternativas seguras

A Shadow IT está muito relacionada à necessidade dos colaboradores de contar com ferramentas que facilitem a sua rotina, ao fornecerem informações onde quer que estejam. Por isso é tão importante que o departamento de TI ofereça alternativas que garantam essa acessibilidade, sem comprometer a segurança da empresa.

Além disso, é preciso orientar as equipes sobre como os softwares não autorizados podem ameaçar a proteção de dados, pois proibir esses acessos sem uma explicação vai apenas encorajá-las a usá-los escondido. Assim, crie diretrizes com listas de aplicativos seguros e as boas práticas que devem ser adotadas durante a sua utilização.

Como você pode perceber, a Shadow IT pode ser um problema sério para a empresa. Dessa forma, é importante lidar com esse fenômeno, evitando que isso traga riscos ou outras situações adversas para a organização. Aproveite as nossas dicas e comece, agora mesmo, a administrar essa questão de maneira mais eficiente!

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