Não seria incrível se tivéssemos um local de fácil acesso, seguro e acessível a qualquer momento, em que encontramos todos os e-mails, arquivos, bate-papos e outras coisas da sua empresa? Pois é, esse aplicativo existe e se chama Google Vault.

Companhias no mundo todo tem dado atenção a essa ferramenta, descobrindo as vantagens de se investir nisso.

Veja neste artigo por que é importante você estar inteirado sobre esse software e como ele pode impactar na sua empresa.

O que é Google Vault?

Um programa extremamente competente e confiável. Embora esteja disponível apenas como complemento do G Suite Business e do G Suite Enterprise, o Google Vault é um gerenciador de e-mail prático e muito eficiente, o que o torna muito atrativo e interessante para as empresas do mundo desenvolvido e tecnológico de hoje.

O Google Vault é uma plataforma totalmente online, o que facilita muito seu acesso e manuseio. Sua principal funcionalidade é conseguir reter, arquivar, pesquisar e exportar suas mensagens de e-mail e outros arquivos do Google Drive em nuvem. Por ser online, não é necessário fazer manutenções ou instalações de programas/software.

Quais são suas funções?

Gerenciamento de e-mails e conversas

Uma empresa consegue arquivar e acessar facilmente todos os arquivos e e-mails por determinado período de tempo. Umas das vantagens disso é sempre ter acesso a e-mails de forma centralizada por meio do e-Discovery, que pode ajudar os departamentos a sempre ter em mãos qualquer arquivo, além de mensagens trocadas entre setores, fornecedores e clientes.

Definição de guardas de documentos

O programa pode proteger e guardar todos os e-mails e arquivos gravados permanentemente, a fim de atender às questões legais. Podem-se guardar todos os documentos e arquivos ou apenas aqueles mais importantes, levando em conta informações como datas e termos. A própria plataforma ajuda na organização e localização desses dados.

Exportação de arquivos

Essa função ajuda muito quando algumas áreas da empresa precisam ter acesso a determinadas informações compartilhadas. A grande maioria dos arquivos do Google Drive pode ser exportada e retida. Isso pode tornar o trabalho em conjunto mais simples, eficiente e produtivo.

Relatórios de Auditoria

O gestor pode solicitar, se for necessário, um relatório descrevendo as ações dos usuários que realizaram atividades nas aplicações e ferramentas do G Suite. Essas informações podem ser pedidas de acordo com as diferentes datas e funções.

Quais as vantagens de se utilizar?

Precisamos conhecer de perto as vantagens de se investir nesse aplicativo. Isso pode fazer você mudar de ideia sobre o uso desse projeto. Leve em conta que os benefícios são importantes.

Uma das vantagens é ficar tranquilo sabendo que tem uma segurança de dados reforçada. Além disso, como já dito aqui, conseguimos ter uma grande facilidade de encontrar informações importantes. Sua empresa também terá um melhor controle dos e-mails, otimização de espaço de armazenamento e maior agilidade na integração e no manuseio de dados por diferentes departamentos e funções.

Tudo isso, com certeza, justifica o investimento de ter essa facilidade.

Como implementar?

Para implantar esse processo em sua corporação, é importante levar em consideração algumas questões:

  • é necessário adquirir G Suite Business e G Suite Enterprise, somente assim você consegue usar o Google Vault;
  • atribuir licenças para todos os envolvidos com o programa;
  • especificar quem pode acessar o console no domínio;
  • conceder privilégios às pessoas envolvidas;
  • especificar o período de retenção e arquivamento.

Apesar de parecer um pouco complicado, usar o Google Vault pode ajudar muito sua empresa a ter maior segurança jurídica, integrar e unir setores, agilizar processos e aumentar fortemente a produtividade, dentre outros fatores que fazem valer a pena o investimento.

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