Como fazer a implementação de G Suite na empresa?

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Ao longo dos anos, o Google cresceu e se consolidou tanto como site de buscas quanto no campo de aplicativos web. Ao lançar o G Suite — uma das soluções tecnológicas mais úteis ao corporativismo atual —, permitiu que as empresas se mantivessem cada vez mais organizadas. Por isso, é importante entender como funciona a implementação de G Suite.

O programa faz com que os dados sejam acessados de qualquer parte do mundo, sem a necessidade de usar um computador pessoal. Neste post, você vai descobrir por que é interessante adotar o G Suite, qual é a sua importância para os processos e como é possível fazer a implementação desse recurso na empresa.

Quer saber tudo sobre a implementação de G Suite na empresa? Continue lendo este artigo!

O que é o G Suite?

G Suite é uma solução tecnológica muito utilizada no universo corporativo cujas funções realizam produções, agendamentos, controles e gerenciamentos online que antes eram feitos por softwares. Com ela, as ferramentas empresariais, as planilhas, os slides e aplicativos de textos estão concentrados em um único lugar, podendo ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de um equipamento informatizado.

A solução é excelente para as empresas e traz inúmeros benefícios aos usuários, principalmente a mobilidade. Os arquivos ficam salvos em ambiente virtual e disponíveis pela internet, permitindo que os colaboradores trabalhem nos estabelecimentos ou em suas casas, inclusive pelos seus smartphones.

Por que adotar o G Suite?

Simplificar as tarefas cotidianas, melhorar a gestão da equipe, reduzir gastos e controlar o tempo são alguns motivos pelos quais as companhias escolhem a ferramenta. Ela permite que o gerenciamento, o controle, os agendamentos e as produções ocorram totalmente online.

Para tanto, é possível contar com aplicativos potentes e inteligentes, capazes de otimizar diversos processos internos das organizações. Basicamente, é como se todos os aplicativos de slides, textos, planilhas e outras ferramentas do dia a dia corporativo se concentrassem em um só lugar.

Como esse recurso funciona?

O G Suite funciona como uma plataforma que oferece soluções para que a empresa opere de maneira muito mais eficiente e profissional, centralizando o acesso às informações. Ele reúne, na nuvem, diversos aplicativos e serviços do Google, desenvolvidos para o nível empresarial. Assim, é possível usar:

  • o Gmail como e-mail corporativo personalizado, por meio do domínio “@suaempresa”;
  • o suporte por telefone e e-mail, disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana;
  • o Google Drive, para compartilhar arquivos entre os colaboradores;
  • os controles administrativos para as contas dos usuários;
  • o Google Agenda, para organizar eventos internos e externos, entre outros.

Como se trata de uma solução para negócios, o sistema também apresenta um painel de controle capaz de gerenciar suas várias características, como regular o número de contas autorizadas e desativar ou ativar recursos.

Além disso, os usuários têm uma série de recursos que facilitam a interação corporativa dos aplicativos. Dessa forma, é possível compartilhar documentos apenas com membros do mesmo setor e acessar listas de colaboradores específicos para enviar convites de reuniões, entre outros benefícios.

Qual é sua importância para os processos da empresa?

Uma empresa que deseja continuar competitiva no mercado precisa otimizar seus processos e oferecer soluções práticas para o dia a dia de seus colaboradores. Para tanto, é essencial estar alinhado com o progresso tecnológico.

Nesse caso, não faz mais sentido passar pelos mesmos problemas do passado. Arquivos e documentos importantes se perdendo em servidores que ficam inacessíveis com frequência ou caixas de e-mail lotadas e desorganizadas, além de funcionários que não conseguem acompanhar seus compromissos de forma produtiva, são alguns dos exemplos.

O G Suite surge, então, com todas as ferramentas necessárias para que nada disso ocorra. Conheça, a seguir, outros motivos pelos quais a implementação desse recurso é importante e imprescindível em um negócio.

Mais segurança

Uma das maiores prioridades do Google é a segurança dos dados do usuário. Por isso, sua plataforma conta com uma infraestrutura robusta e criptografada, que permite que todas as informações fiquem seguras.

Além disso, existem opções extras para proteger os dados, como o login em duas etapas de autenticação, além de antivírus e anti-spam sempre atualizados disponíveis tanto no Gmail quanto nos demais aplicativos.

Economia com backups

Como os arquivos ficam salvos diretamente na nuvem, não há a necessidade de fazer backups. Portanto, mesmo que os computadores apresentem erros ou parem de funcionar, todas as informações permanecerão seguras e acessíveis em outros locais.

Outro ponto interessante é que os conteúdos criados diretamente em ferramentas como o Google Docs são salvos automaticamente durante a edição. Por isso, mesmo que a conexão caia ou o computador trave, todos os seus dados estarão salvos.

Atualizações automáticas e redução de custos

A plataforma também oferece atualizações automáticas e sem custos sempre que funcionalidades são lançadas. Assim, não é necessário que a área de Tecnologia da Informação (TI) se envolva com o update dos softwares do G Suite.

Outra vantagem do armazenamento em nuvem para as empresas é a escalabilidade da infraestrutura. Isso garante que não seja necessário comprar hardwares, servidores ou softwares para o armazenamento de dados — e acontece graças ao armazenamento ilimitado oferecido pelo G Suite.

Quais são as principais razões para implementar o G Suite na empresa?

Existem inúmeras razões para implementar o G Suite na empresa. A solução ajuda a ter mais controle administrativo, oferece espaço para armazenamento em nuvem, agenda compartilhada, e-mail próprio com 30 Gigabytes (GB) e uma quantidade ilimitada de contas de e-mails com custo reduzido.

Os colaboradores e gestores também podem contar com o Google Docs e o Google Hangouts Meet, uma ferramenta de bate-papo por videoconferência . O Google fornece um pacote de aplicativos inteligentes que permitem a edição, o compartilhamento e a atualização dos documentos pelos componentes das equipes.

Quais ferramentas do G Suite podem ser úteis para a empresa?

Cada empresa pode escolher o seu plano preferido para trabalho, uma vez que existem opções diferenciadas. No plano básico você encontrará os aplicativos mais importantes, por exemplo, Google Calendar, conta empresarial no Gmail, chamada de vídeo e voz, Google Docs e Sheets e 30 GB de armazenamento no Drive.

Porém, há outras possibilidades acessíveis na plataforma: Google Chat, Vault, Google Forms, Cloud Search, Google Sites, Google Keep, Mobile Management, G Suite Admin Console, entre outras. Vale mencionar que o Google continua testando novas tecnologias para oferecer novas soluções e alternativas aos seus usuários.

Como fazer a implementação de G Suite na empresa?

Para implantar a ferramenta, é preciso saber mais sobre a área da TI, o Google e a gestão de projetos. O consultor especializado em G Suite tem os conhecimentos técnicos e práticos necessários para mapear e efetivar o projeto com sucesso. Por isso, contratar uma empresa especializada na implantação ajuda a melhorar os resultados. Para tanto, é preciso:

  • ativar a Conta G Suite;
  • criar os usuários;
  • configurar os grupos de e-mail, que podem ser divididos por setor;
  • migrar os backup de e-mail;
  • disponibilizar as funcionalidades avançadas;
  • realizar um treinamento básico para a utilização da plataforma.

É importante que todo o processo de implementação seja gerenciado e executado por especialistas. Tais profissionais são capazes de elaborar um plano e customizar o novo ambiente de trabalho. Dessa forma, gestores e colaboradores podem utilizar todos os recursos que o G Suite oferece de forma segura e eficaz. Durante esse processo, as seguintes etapas são executadas:

  • mapeamento das demandas e preparação do plano de implementação;
  • planejamento de como a empresa vai realizar a transição e dar continuidade ao negócio;
  • realização de configurações iniciais na plataforma, como administração dos registros de domínio e customização das URLs;
  • prestação de suporte à equipe de TI e aos demais colaboradores, de acordo com o projeto;
  • organização das permissões e regras de segurança;
  • customização de todo o ambiente de aplicativos de acordo com as necessidades da companhia.

Dessa forma, é muito importante escolher uma empresa de confiança para a implementação de G Suite, que entregue soluções de alto valor agregado por meio das tecnologias em nuvem. Assim, você aproveita o melhor que a tecnologia pode oferecer!

Como uma empresa especializada pode ajudar na implementação?

Uma empresa especializada auxilia na implementação do G Suite instalando e configurando várias ferramentas para os processos empresariais. Os profissionais capacitados oferecem suporte apresentando as funcionalidades de cada recurso e explicam como melhorar o desempenho na realização de atividades.

Para que os resultados continuem sempre positivos, a empresa selecionada deve prestar assistência e suporte ilimitado para uso do sistema. O atendimento personalizado aos gestores e colaboradores com a montagem de um histórico de demandas facilita a identificação de problemas e suas respectivas soluções.

Os especialistas auxiliam os colaboradores para que os benefícios do pacote G Suite sejam aproveitados ao máximo, sem a ocorrência de falhas nos sistemas. Consequentemente, os equipamentos não desgastam e nem apresentam problemas no seu desempenho, reduzindo os custos com aquisição e manutenção de novos dispositivos.

Enfim, agora você já sabe como implementar G Suite na empresa e como é fundamental contar com ajuda especializada que tenha uma equipe de TI atualizada para auxiliar com as questões técnicas. Dessa forma, você poderá alcançar os melhores resultados utilizando todos os recursos disponibilizados pela solução. O uso dos aplicativos do Google possibilitam o acesso a outras tecnologias relevantes que geram vantagem competitiva no mercado!

Gostou das vantagens e facilidades do G Suite e quer contar com uma parceira de qualidade para realizar a implementação? Então, entre em contato conosco e confira as soluções que oferecemos!

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