Ao longo dos anos, o Google cresceu e se consolidou tanto como site de buscas quanto no campo de aplicativos web. Ao lançar o G Suite — uma das soluções tecnológicas mais úteis ao corporativismo atual —, permitiu que as empresas se mantivessem cada vez mais organizadas. 

Por isso, é importante entender como funciona a implementação de G Suite. O programa faz com que os dados sejam acessados de qualquer parte do mundo, sem a necessidade de usar um computador pessoal.

Quer saber tudo sobre a implementação de G Suite nas organizações? Continue lendo este artigo!

Por que adotar o G Suite?

Simplificar as tarefas cotidianas, melhorar a gestão da equipe, reduzir gastos e controlar o tempo são alguns motivos pelos quais as companhias escolhem a ferramenta. Ela permite que o gerenciamento, o controle, os agendamentos e as produções ocorram totalmente online.

Para tanto, é possível contar com aplicativos potentes e inteligentes, capazes de otimizar diversos processos internos das organizações. Basicamente, é como se todos os aplicativos de slides, textos, planilhas e outras ferramentas do dia a dia corporativo se concentrassem em um só lugar.

Como esse recurso funciona?

O G Suite funciona como uma plataforma que oferece soluções para que a empresa opere de maneira muito mais eficiente e profissional, centralizando o acesso às informações. Ele reúne, na nuvem, diversos aplicativos e serviços do Google, desenvolvidos para o nível empresarial. Assim, é possível usar:

  • o Gmail como e-mail corporativo personalizado, por meio do domínio @suaempresa;
  • o suporte por telefone e e-mail, disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana;
  • o Google Drive, para compartilhar arquivos entre os colaboradores;
  • os controles administrativos para as contas dos usuários;
  • o Google Agenda, para organizar eventos internos e externos, entre outros.

Como se trata de uma solução para negócios, o sistema também apresenta um painel de controle capaz de gerenciar suas várias características, como regular o número de contas autorizadas e desativar ou ativar recursos.

Além disso, os usuários têm uma série de recursos que facilitam a interação corporativa dos aplicativos. Dessa forma, é possível compartilhar documentos apenas com membros do mesmo setor e acessar listas de colaboradores específicos para enviar convites de reuniões, entre outros benefícios.

Qual é sua importância para os processos da empresa?

Uma empresa que deseja continuar competitiva no mercado precisa otimizar seus processos e oferecer soluções práticas para o dia a dia de seus colaboradores. Para tanto, é essencial estar alinhado com o progresso tecnológico.

Nesse caso, não faz mais sentido passar pelos mesmos problemas do passado. Arquivos e documentos importantes se perdendo em servidores que ficam inacessíveis com frequência ou caixas de e-mail lotadas e desorganizadas, além de funcionários que não conseguem acompanhar seus compromissos de forma produtiva, são alguns dos exemplos.

O G Suite surge, então, com todas as ferramentas necessárias para que nada disso ocorra. Conheça, a seguir, outros motivos pelos quais a implementação desse recurso é importante e imprescindível em um negócio.

Maior segurança

Uma das maiores prioridades do Google é a segurança dos dados do usuário. Por isso, sua plataforma conta com uma infraestrutura robusta e criptografada, que permite que todas as informações fiquem seguras.

Além disso, existem opções extras para proteger os dados, como o login em duas etapas de autenticação, além de antivírus e antispam sempre atualizados disponíveis tanto no Gmail quanto nos demais aplicativos.

Economia com backups

Como os arquivos ficam salvos diretamente na nuvem, não há a necessidade de fazer backups. Portanto, mesmo que os computadores apresentem erros ou parem de funcionar, todas as informações permanecerão seguras e acessíveis em outros locais.

Outro ponto interessante é que os conteúdos criados diretamente em ferramentas como o Google Docs são salvos automaticamente durante a edição. Por isso, mesmo que a conexão caia ou o computador trave, todos os seus dados estarão salvos.

Atualizações automáticas e redução de custos

A plataforma também oferece atualizações automáticas e sem custos sempre que funcionalidades são lançadas. Assim, não é necessário que a área de Tecnologia da Informação (TI) se envolva com o update dos softwares do G Suite.

Outra vantagem do armazenamento em nuvem para as empresas é a escalabilidade da infraestrutura. Isso garante que não seja necessário comprar hardwares, servidores ou softwares para o armazenamento de dados — e acontece graças ao armazenamento ilimitado oferecido pelo G Suite.

Como fazer a implementação de G Suite na empresa?

É importante que todo o processo de implementação seja gerenciado e executado por especialistas. Tais profissionais são capazes de elaborar um plano e customizar o novo ambiente de trabalho. Dessa forma, gestores e colaboradores podem utilizar todos os recursos que o G Suite oferece de forma segura e eficaz.

Para implantar a ferramenta, é preciso saber mais sobre a área da TI, o Google e a gestão de projetos. O consultor especializado em G Suite tem os conhecimentos técnicos e práticos necessários para mapear e efetivar o projeto com sucesso.

Por isso, contratar uma empresa especializada na implantação ajuda a melhorar os resultados. Para tanto, é preciso:

  • ativar a Conta G Suite;
  • criar os usuários;
  • configurar os grupos de e-mail, que podem ser divididos por setor;
  • migrar os backup de e-mail;
  • disponibilizar as funcionalidades avançadas;
  • realizar um treinamento básico para a utilização da plataforma.

Durante esse processo, as seguintes etapas são executadas:

  • mapeamento das demandas e preparação do plano de implementação;
  • planejamento de como a empresa vai realizar a transição e dar continuidade ao negócio;
  • realização de configurações iniciais na plataforma, como administração dos registros de domínio e customização das URLs;
  • prestação de suporte à equipe de TI e aos demais colaboradores, de acordo com o projeto;
  • organização das permissões e regras de segurança;
  • customização de todo o ambiente de aplicativos de acordo com as necessidades da companhia.

Dessa forma, é muito importante escolher uma empresa de confiança para a implementação de G Suite, que entregue soluções de alto valor agregado por meio das tecnologias em nuvem. Assim, você aproveita o melhor que a tecnologia pode oferecer!

Gostou das vantagens e facilidades do G Suite e quer contar com uma parceira de qualidade para realizar a implementação? Então, entre em contato conosco e confira as soluções que oferecemos!