Saiba como usar o G Suite para redução de custos na empresa

A cada dia, as empresas buscam novas ferramentas para otimizarem seus processos e conseguirem a tão sonhada redução de custos. Pois saiba que, com a adoção do G Suite, sua empresa poderá atingir outro patamar perante o mercado, com maior competitividade frente aos concorrentes.

Criada pelo Google, essa poderosa ferramenta conta com uma série de aplicações que darão novo rumo à empresa, permitindo maior integração entre os times de criação, produção, vendas e administrativo. E com ela, é possível ter acesso a todas as informações a qualquer momento, onde quer que você esteja.

Se ficou interessado, conheça mais sobre ela e veja por que sua empresa deve adotar hoje mesmo o G Suite. Confira!

Ferramentas do G Suite

O pacote do G Suite conta com uma série de ferramentas que otimizam os processos de sua empresa. Eles foram desenvolvidos pelo Google, que conta com uma equipe treinada e que atualiza constantemente os aplicativos que disponibiliza, sem a necessidade de você ter que atualizar algo em seu computador.

Com o G Suite, você contará com ferramentas muito úteis. Veja, a seguir, algumas delas.

Gmail

Ferramenta de e-mail do G Suite. Tem capacidade de até 30 GB de armazenamento.

Google Agenda

Com ele, você pode organizar seus compromissos e, com uma agenda compartilhada com sua equipe, ter controle geral de todos os eventos de sua empresa.

Google Drive

Ferramenta para armazenamento de documentos e arquivos, que permite o acesso de qualquer lugar.

Google Docs

Contém uma série de aplicativos que permite que você possa criar os mais variados tipos de documentos e trabalhar neles onde você estiver. Permite, ainda, que o trabalho possa ser compartilhado com sua equipe em tempo real.

Planilhas

Permite que o gerenciamento de dados possa ser feito diretamente no ambiente online, e sem a necessidade de instalação de um software específico em seu computador. Além disso, permite inserção e criação de gráficos e outros itens.

Apresentações

Ferramenta poderosa que permite a criação de slides, inserindo vídeos, links e diversos outros atrativos para deixar sua apresentação mais eficiente e prazerosa.

Disponibilidade em qualquer hora e lugar

Uma das principais vantagens de se usar o armazenamento na nuvem é a possibilidade de acessar documentos e arquivos de qualquer lugar, bastando contar com um dispositivo conectado à internet.

Isso agiliza vários processos e permite que você — ou alguém da sua equipe — possa conferir dados ou planilhas a qualquer momento, otimizando até mesmo o fechamento de novos negócios, já que poderá tomar a melhor decisão ou fazer a melhor proposta consultando os dados instantaneamente.

Com o armazenamento na nuvem, sua empresa contará também com maior tranquilidade em relação ao armazenamento de dados. Em vez de eles estarem hospedados em um computador ou servidor local, estarão disponíveis num ambiente virtual. Assim, em caso de problemas com o computador na empresa, basta apenas trocar a máquina e dar sequência ao trabalho.

O armazenamento na cloud permite todo esse acesso remoto. Na versão Business, há 1 terabyte disponível de espaço e a possibilidade de até 5 usuários. Já a versão Enterprise conta com espaço ilimitado.

Execução de tarefas em grupo

Com a adoção da plataforma do G Suite, acaba-se aquela necessidade de mandar planilhas e documentos por e-mail e, a cada alteração, atualizar o arquivo no seu computador. Pelo pacote, os arquivos podem ser acessados pela nuvem e editados ou alterados pelos membros de sua equipe — se houver autorização para tal.

Além disso, sua empresa deixará de gastar com licenças com softwares como Word, Excel, Power Point, entre outros, já que o G Suite já vem com tais ferramentas disponíveis no ambiente online. Novamente, em caso de problemas em seu computador, basta trocar de máquina e dar sequência no trabalho exatamente no ponto em que você parou, sem a necessidade de instalações.

Sem custos de manutenção

Com a ferramenta do Google, todos os arquivos serão hospedados em datacenters altamente seguros e com suporte da gigante da tecnologia. E você, ainda, contará com acesso aos dados da sua empresa em tempo real e sem a necessidade de instalar softwares em sua máquina.

Esses pontos, por si só, já representarão uma enorme economia para a sua empresa, que não precisará mais gastar com licenças de programas, aquisição de servidores internos e manter uma equipe de TI dedicada aos cuidados dos seus dados.

Credibilidade e visibilidade no mercado

Quando você passa a usar o G Suite, sua empresa conta com um e-mail com domínio próprio, no melhor estilo seunome@suaempresa.com.br. Isso garante maior credibilidade à sua empresa e mostra maior profissionalismo do negócio.

Quem recebe suas correspondências online, também identifica mais rapidamente sua empresa, o que dá mais autoridade à sua marca. Ou seja, adotar a ferramenta é de fundamental importância para que sua empresa — seja ela de qual tamanho for — torne-se mais respeitada no mercado.

Segurança de informação e documentos

O Google, hoje, é referência no armazenamento de dados e documentos na nuvem. E essa referência não vem apenas pela capacidade que tem. Também está relacionada à segurança que ele oferece àquilo que fica guardado em seus servidores.

Por isso, apostar no G Suite pode ser sinônimo de tranquilidade. Por meio da área de trabalho da plataforma, é possível que o administrador gerencie quem pode ter acesso aos dados e documentos, e qual será o seu nível. Ou seja, ele pode determinar quem tem autorização para editar, apagar ou visualizar determinados tipos de arquivos e documentos.

É possível, inclusive, marcar aqueles considerados confidenciais — como os dados mais relevantes de sua empresa, por exemplo. O administrador pode, também, criar grupos de trabalho, adicionar ou remover usuários, e tudo isso com verificação de acesso em duas etapas, o que dá o máximo de segurança no acesso aos dados.

As ferramentas de segurança do G Suite, ainda, informam ao gestor da plataforma quem tentou acessar determinado documento e de onde o fez, detalhando o horário da tentativa, que dispositivo usou para isso e qual o arquivo tentou abrir.

Como você percebeu, a adoção do G Suite por sua empresa pode trazer uma série de benefícios, como otimização do tempo, mais segurança aos dados e, principalmente, a certeza de contar com uma ferramenta completa.

Se você gostou do nosso artigo e viu as vantagens e as possibilidades de redução de custos que o G Suite apresenta, conheça as versões Business e Enterprise da ferramenta neste super post que preparamos para você!  Boa leitura!