Veja como fazer uma gestão documental eficiente na empresa

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Existem diversas atividades realizadas internamente em uma empresa que podem contribuir para o sucesso do negócio. A gestão documental é uma delas. Na rotina empresarial, é comum que os processos utilizados gerem documentos e arquivos que compõem a dinâmica do empreendimento.

Por isso, a organização é extremamente essencial. A distribuição manual desses documentos pode trazer uma série de problemas que podem impactar negativamente no desempenho e produtividade dos colaboradores. A partir de uma gestão eficiente, a organização terá maior controle sobre seus arquivos, facilitando o acesso à informação para as equipes.

Uma gestão documental eficiente pode trazer excelentes benefícios à rotina da empresa. Continue acompanhando e entenda o que é esse processo e como ele é importante para o seu negócio.

O que é uma gestão documental?

Em meio à produção de arquivos, a gestão documental se mostra a melhor solução para trazer uma organização prática e eficiente à empresa. Essa prática consiste em um conjunto de processos que garantem a produção, armazenamento e utilização de documentos das organizações.

A gestão documental é uma atividade responsável pela organização de todos os arquivos assim que são gerados até o momento em que a empresa precisa deles. Por isso, esse processo almeja um objetivo bastante claro para os empreendimentos: o gerenciamento de informações relevantes.

Assim, as equipes podem trabalhar com mais eficiência no dia a dia empresarial, possibilitando o bom funcionamento dos projetos e operações da organização. A digitalização de arquivos é uma das melhores boas práticas que envolvem a gestão documental.

Ela assegura a integridade dos documentos por muito mais tempo, trazendo meios mais eficientes de organizá-los e acessá-los posteriormente. Nesse sentido, a digitalização supera os meios manuais da gestão documental, trazendo resultados melhores no processo.

Qual sua importância para as empresas?

A gestão documental é um processo que vai além de um simples processo de organização de arquivos. Ela envolve a maneira como as equipes lidam com esses papéis, trazendo uma visão estratégica para o dia a dia da empresa na hora de armazenar e utilizar os documentos.

Com a ajuda da tecnologia, é possível acessar os arquivos remotamente por meio de qualquer tipo de dispositivo conectado à internet. Ao implementar a gestão documental na empresa, é possível estabelecer metodologias de trabalho para planejar o acervo de documentos com mais eficiência.

A partir de uma boa gestão documental, a empresa pode se beneficiar de certos pontos que podem impulsionar os esforços do empreendimento no mercado. Separamos as principais vantagens desse processo para você ver como elas podem impactar positivamente em seu negócio.

Garantia de segurança jurídica

Existe uma lei que determina que empresas e órgãos públicos devem favorecer o acesso livre e disponibilizar seus documentos para que a população tenha acesso a essas informações. Ainda que organizações privadas não sejam impactadas por essa lei, elas podem se beneficiar com a gestão documental.

Como esse processo envolve uma organização eficiente e prática dos documentos, as empresas passam a ter o acesso mais rápido e direto às informações. Nesse sentido, é possível disponibilizar com muita rapidez um documento solicitado no âmbito jurídico, evitando atrasos ou outros obstáculos que podem comprometer os seus objetivos.

Proteção das informações

A geração de documentos em uma empresa é um processo extremamente delicado. Normalmente, esses arquivos carregam uma série de informações sigilosas sobre diferentes aspectos, desde dados pessoais de clientes a conteúdos internos referentes às operações da empresa.

Por isso, é fundamental garantir a segurança e integridade dos documentos, evitando complicações que podem impactar negativamente no crescimento da empresa — principalmente ao se considerar a Lei Geral de Proteção de Dados. Por isso, a gestão documental é um processo essencial para o dia a dia na organização.

Ela é capaz de trazer mais proteção devido ao uso da tecnologia que cria camadas extras de segurança em relação às informações dos documentos. Assim, é possível evitar a intercepção, vazamento ou perda de dados, garantido que nenhum ato malicioso comprometerá suas operações.

Preservação do histórico empresarial

Outro excelente benefício da gestão documental está ligado diretamente ao crescimento da empresa no mercado. Por meio desse processo, é possível obter uma série de informações valiosas sobre o desenvolvimento da empresa, como análise de resultados, planos de ação e avaliação de desempenho.

A gestão documental ajuda na preservação do histórico empresarial, facilitando o entendimento sobre os resultados alcançados com suas estratégias e seus impactos na empresa. Assim, planejar as estratégias se torna um processo mais prático, possibilitando direcionar seus esforços com maior taxa de sucesso.

Redução de custos

Como já citamos, a digitalização é uma etapa extremamente essencial para o sucesso de sua gestão documental. A partir do momento em que sua empresa não gera arquivos físicos, o empreendimento também será capaz de reduzir significantemente os custos que a impressão de papéis pode trazer a longo prazo.

Além disso, a gestão documental também elimina outros tipos de gastos, como com equipamentos e salas utilizadas para a impressão de documentos. Assim, a redução de custos operacionais e com materiais para a impressão se torna um dos maiores benefícios, disponibilizando recursos para que a empresa invista melhor em seu crescimento.

Maior produtividade

A organização é o principal aspecto que a gestão documental traz para o dia a dia da empresa. Nesse sentido, não só apenas o empreendimento garante que os arquivos estão bem armazenados e seguros, como também assegura o fácil acesso às informações para os colaboradores que compõem suas equipes.

Por meio da digitalização, os arquivos ficam em um ambiente que favorece a dinâmica dos usuários. Assim, ao buscar por um arquivo específico, os colaboradores poderão contar com ferramentas que os auxiliam em sua busca.

Dessa forma, fica muito mais prático procurar por determinadas informações, trazendo mais agilidade à rotina na empresa. Assim, os colaboradores podem dedicar melhor o seu tempo a outras atividades mais urgentes, impactando diretamente na produtividade dos times da organização.

Pronto! Como você viu até agora, a gestão documental é um importante processo que pode impactar positivamente na rotina de seu negócio. A digitalização de arquivos é a melhor forma de começar a desenvolver a segurança das informações na empresa e evitar a perda de dados. O Adobe Acrobat é uma ferramenta que traz os melhores recursos para digitalizar seus documentos de forma simples e eficiente.

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