Como o G Suite pode melhorar a sua área de comunicação?

O G Suite oferece diversos benefícios para as empresas. Um deles é a melhora significativa no processo de comunicação das equipes, que é uma falha comum em organizações de todos os portes.

Lembrando que falhas na comunicação trazem sérios prejuízos para um negócio. Isso, porque a produtividade da empresa é comprometida quando não há uma interação eficaz entre os setores. Além disso, quando os colaboradores não conseguem se comunicar de forma eficiente, os erros são mais comuns — fator que pode prejudicar a imagem da empresa no negócio.

Neste post, vamos mostrar como o G Suite pode melhorar a comunicação da empresa, mas primeiro vamos apresentar as funcionalidades dessa ferramenta.

Quais são as funcionalidades do G Suite?

O G Suite é um pacote de serviços oferecidos pela Google, que inclui diversos aplicativos que servem para otimizar o trabalho das empresas. O serviço é pago e as funcionalidades disponíveis dependem do plano contratado.

A plataforma do G Suite oferece:

• e-mails profissionais;
• armazenamento na nuvem ilimitado;
• agenda e calendário;
• ferramentas para chamada de áudio e vídeo;
• compartilhamento de dados;
• ferramentas de produtividade como planilhas, formulários, apresentações e docs;
• Google sites;
• chat e outros recursos de gerenciamento.

Como o G Suite pode melhorar a comunicação da empresa?

Já falamos da importância da comunicação empresarial. Mas também sabemos que esse é um grande desafio, principalmente em grandes corporações, em que os ruídos são mais comuns. Isso acontece porque quanto mais colaboradores estão envolvidos em um processo, mais complicada é a arte de se comunicar com clareza, pois é comum que as pessoas entendam a mensagem de forma errônea.

Nesse cenário, utilizar ferramentas do G Suite vai fazer toda a diferença em seu negócio. Veja como essa plataforma pode melhorar a comunicação das equipes em sua empresa.

Criação de uma intranet

A intranet funciona de forma bem parecida com a internet, pois consiste em um sistema de computadores interligados. Mas, diferentemente da rede mundial de computadores, a intranet se conecta apenas com as máquinas da empresa e seu conteúdo é acessado apenas por colaboradores.

A intranet é essencial para aumentar a produtividade da empresa e melhorar a comunicação, pois todas as informações são centralizadas na rede.

Mas o que o G Suite tem a ver com isso? A plataforma dispõe de uma ferramenta chamada de Google Sites, que permite a criação e personalização de páginas na web. É possível criar um portal com um grande volume de informações organizadas, de acordo com os setores e interesses dos funcionários.

A criação é simples, pois o G Suite disponibiliza templates. O melhor de tudo é que você decide para quem vai liberar acesso e para quais pessoas o conteúdo ficará disponível.

A intranet é uma poderosa ferramenta de comunicação, que permite a troca de informações entre os setores de maneira rápida e segura.

Compartilhamento de informações

Outra ferramenta do G Suite que ajuda a melhorar a comunicação da empresa é o compartilhamento de informações. Com o Google Docs é possível criar e editar documentos online, que só serão visualizados pelas pessoas que fazem parte de determinada área ou projeto.

As planilhas e apresentações, que também ficam disponíveis na nuvem, são muito úteis para otimizar a comunicação da empresa. Isso, porque, para disseminar informações importantes e de interesse de diversos setores, basta criar o documento e compartilhar com as equipes.

Facilidade na organização e coleta de informações

Ter informações organizadas e tabuladas é importante para uma comunicação eficaz. Para otimizar esses processos, a empresa pode lançar mão de ferramentas como os formulários do Google, que são bastante úteis para coletar dados sobre os colaboradores da empresa.

Esse recurso é bastante útil para quem trabalha com gestão de pessoas, pois o setor precisa de dados sempre atualizados das pessoas que integram o “corpo” da companhia. Além da facilidade para ter informações corretas, a facilidade de acesso é outro ponto positivo, já que os formulários ficam armazenados na nuvem.

Facilidade para fazer reuniões

Fazer reuniões com a equipe pode ser um desafio, principalmente para gestores que são responsáveis por mais de uma unidade da empresa. Para facilitar a comunicação nesses casos, o G Suite oferece ferramentas que permitem chamadas de áudio e vídeo.

O Google Hangouts permite fazer reuniões com toda a equipe de uma só vez, seja por chamada de áudio ou vídeo, seja por texto. A vantagem é que todos podem acessar a ferramenta da própria sala, pelo e-mail, site do Google ou dispositivo mobile.

Além de ser muito útil para melhorar a comunicação da empresa, essa ferramenta ainda reduz os custos do negócio, pois, no caso de empresas com unidades diferentes, não há necessidade de deslocamento para fazer reuniões e treinamentos.

Organização de compromissos de forma mais eficiente

A agenda virtual do Google também é bastante útil para melhorar a comunicação empresarial em seu negócio. Isso, porque, além de a ferramenta oferecer opções que ajudam o gestor a organizar melhor seus compromissos, ela ainda envia notificações a outras pessoas na empresa, que estejam envolvidas em uma reunião, por exemplo.

Então, se você marcou uma reunião com membros de sua equipe e precisa notificá-los, pode enviar um aviso aos participantes pela própria agenda. Além disso, a ferramenta ainda permite o envio de arquivos relacionados.

Além disso, a agenda virtual do G Suite envia links de hangouts, caso a vídeo chamada seja feita pela ferramenta.

O usuário da agenda decide quais compromissos devem ser visualizados com outras pessoas da empresa. Basta configurar a ferramenta desse modo.

Essas são algumas das formas em que o G Suite pode melhorar a comunicação de sua empresa. Mas lembre-se de que, para que a ferramenta cumpra seu papel, é necessário oferecer treinamento para a equipe, para que todos consigam utilizar os recursos disponíveis. Além disso, toda a empresa deve estar engajada e comprometida a utilizar os aplicativos da melhor forma possível.

Gostou do post sobre G Suite e comunicação empresarial? Então saiba que o Google disponibiliza outras diversas ferramentas para otimização do trabalho das equipes nas empresas. Conheça algumas delas agora mesmo e saiba como elas podem ajudar seu negócio!