Como o G Suite ajuda na gestão de funcionários em tempos de Coronavírus?

A pandemia de COVID-19, doença causada pelo novo Coronavírus, obrigou governos estaduais e municipais a adotar medidas de distanciamento social. Assim, os funcionários que antes trabalhavam presencialmente nas empresas passaram a atuar em home office. Isso foi decidido para evitar a transmissão do vírus.

Nesse momento de incertezas, sair da rotina e trabalhar de forma remota pode parecer algo simples, mas saiba que gestores e empreendedores estão enfrentando muitos desafios. Entre eles, está o de fazer a administração dos trabalhadores a distância. Saiba que uma ferramenta da tecnologia, como o G Suite, ajuda na gestão de funcionários.

Deseja saber como ela pode ser útil? Continue a sua leitura e descubra de que forma essa ferramenta torna as tarefas de gestão mais simples!

Como o G Suite ajuda na gestão de funcionários no home office?

O G Suite é uma solução do Google que oferece versões de ferramentas que podem ser personalizadas pelos gestores, para os fins que desejarem. Assim, se torna um mecanismo excelente para fazer a gestão dos funcionários que estão trabalhando a partir de suas casas.

A solução permite a automatização de processos e a organização das informações relativas aos colaboradores, de maneira que todos os gestores tenham acesso aos dados de qualquer lugar onde estejam. Veja, abaixo, quais são as principais funcionalidades do programa!

Treinamento de funcionários de qualquer lugar

Capacitações são sempre necessárias para que os funcionários se mantenham atualizados e para que eles consigam desempenhar as suas funções de acordo com as políticas da empresa. Com o G Suite, é possível fazer o treinamento online dos colaboradores que estão em distanciamento.

As ferramentas podem ser usadas como uma sala virtual, na qual os gestores e funcionários serão conectados em tempo real. Os treinamentos podem ser realizados via videoconferência, visto que a tecnologia é responsável por permitir tanto o contato visual como o sonoro entre as pessoas que estão em lugares distintos, e por chats em que ficam registradas, por escrito, as ideias de todos.

Obter feedback rápido

Qualquer melhoria a ser implantada na empresa requer a participação dos colaboradores. Embora pareça ser uma tarefa simples, abordar colegas que estão no home office pode ser mais difícil do que se imagina, exatamente por causa da distância física.

No G Suite, existe uma alternativa eficiente que pode ajudar na pesquisa de satisfação. Um formulário Google pode ser criado de acordo com a necessidade dos gestores e as perguntas podem ser enviadas para os trabalhadores remotos.

Na sequência, pode-se acionar o Google Agenda, que realiza o envio dos alertas a todos os selecionados. Após o envio, os formulários podem ser analisados por meio de planilhas do Google.

Maior acessibilidade aos documentos da empresa

O G Suite oferece grande capacidade de armazenamento em nuvem de dados da empresa em geral. Até mesmo os documentos do Departamento Pessoal podem ser arquivados online. As facilidades no acesso aos documentos são inúmeras, entre elas:

• pastas compartilhadas;
• acesso controlado;
• ausência de riscos de perda.

Além de ser de fácil acesso a todos, por se tratar de arquivos digitais salvos no Google, não existem falhas técnicas nem vírus que possam danificar os documentos. O serviço oferece completa segurança de dados, o que é de extrema importância para o sucesso dos empreendimentos.

Possibilidade de fazer reunião remota

Uma das soluções mais incríveis para reuniões online é o Google Meet. Por meio dele, os encontros com funcionários, que antes eram feitos de maneira presencial, podem ser remotos.

Todos podem estar em locais diferentes, mas a solução os deixa conectados em uma única sala de bate-papo. A necessidade de deslocamento e os custos com transporte são desnecessários, pois com apenas alguns cliques é possível trocar ideias com a equipe de colaboradores.

É muito mais difícil encontrar uma sala física onde caibam 100 pessoas ao mesmo tempo, do que reunir todos em único ambiente virtual. Basta marcar um horário e avisar a todos por meio de mensagens automáticas enviadas para os seus e-mails ou celulares, e a reunião na sala online pode ser realizada.

Melhora a comunicação em home office

Já que todos estão trabalhando distantes, a comunicação precisa ocorrer por meio das novas tecnologias. A ferramenta possibilita a criação de grupos de e-mail para compartilhamento de arquivos.

Outro ponto interessante é que podem ser criados fóruns de discussão. Nesses casos, uma mensagem é enviada para todos os funcionários selecionados ao mesmo tempo e todos podem dar as suas opiniões a respeito dos mais variados assuntos.

Entrevistas remotas

Até pouco tempo atrás, todas as entrevistas eram feitas de maneira presencial. Mas com a chegada da pandemia do Coronavírus e o distanciamento social, elas passaram a ser realizadas remotamente.

Com essa nova forma de entrevistar os candidatos, é possível contratar as pessoas sem que elas tenham que se deslocar de suas casas. Sem contar que o setor de Recursos Humanos (RH) não precisa se preocupar com salas disponíveis para a seleção.

Uma excelente ferramenta do G Suite é o Hangouts, que é uma plataforma perfeita para realizar as entrevistas dos futuros colaboradores. Depois de conversar online com o candidato, é possível solicitar que ele faça redações ou realize a formatação de um documento no Google Docs ou no Planilhas Google.

Dessa maneira, o Departamento Pessoal vai conseguir identificar se o profissional consegue solucionar problemas rapidamente ou se o seu raciocínio é mais lento, podendo encontrar o colaborador ideal para cada uma das vagas disponíveis.

Agenda online

A agenda online é mais uma facilidade de quem utiliza o G Suite. Por meio dela, é possível criar um calendário para cada recrutamento e seleção que vai ser realizado. Essa agenda pode ser compartilhada entre funcionários do RH ou entre os candidatos.

Criação de miniguias

Miniguias com informações importantes sobre o processo de seleção podem ser criados e encaminhados a todos os envolvidos, sejam eles candidatos ou recrutadores. Isso serve para enviar dados relevantes e que podem auxiliar a todos no processo, permitindo que os participantes se preparem para a entrevista, e aos gestores de RH que façam uma boa análise do perfil dos candidatos.

Agora que você já sabe como o G suite ajuda na gestão de funcionários, fica mais fácil gerir as contratações, realizar os treinamentos e obter feedbacks de trabalhadores que atuam no home office. Saiba que para obter bons resultados com o uso da ferramenta é preciso contar com o auxílio de uma empresa especializada.

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