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Não contar com as ferramentas certas pode ser prejudicial para quem gosta de um trabalho bem feito. Com isso em mente, o Google desenvolveu um pacote completo de recursos essenciais para as empresas otimizarem os seus resultados. O Google Workspace permite gerenciar projetos com maior eficiência, controle e agilidade.
Nele, há uma grande variedade de ferramentas desenvolvidas com foco na melhoria de desempenho e na praticidade que os usuários vão ter ao utilizá-las. O principal objetivo dessa solução é o fortalecimento da comunicação interna e da colaboração entre os membros das equipes.
Gerenciar projetos com Google Workspace traz incríveis benefícios para os gestores. Continue acompanhando e confira como esse pacote pode ajudar no seu negócio!
Execução de cronogramas em planilhas
Você sabia que uma gestão de projetos de TI torna-se muito mais eficiente com o Google Workspace? A solução do Google disponibiliza para os usuários uma forma rápida e prática de dividir o trabalho entre todos os membros.
Dessa forma, todos os integrantes podem informar, em tempo real, o progresso atual dos processos direto na planilha, mantendo uma atualização constante sobre os resultados. Ter maior controle sobre o cronograma dos projetos é indispensável para conquistar um desempenho superior e alcançar ótimos resultados.
Incentivar o trabalho colaborativo é o alicerce principal para as empresas. Assim, é possível perceber um ganho notável em produtividade por parte dos membros da equipe, fortalecendo os relacionamentos internos na organização.
Criação e compartilhamento de calendários de projetos
Com prazos cada vez mais apertados e recursos limitados, correr contra o tempo tornou-se parte da rotina de muitos negócios no mercado. Assim, gerenciar projetos com Google Workspace é um meio eficiente de trazer maior controle sobre o andamento das tarefas de forma prática e ágil.
Aqui, é possível criar e organizar agendas de projetos, podendo até mesmo acompanhar de perto o andamento de etapas importantes e dos prazos. Além disso, esse recurso do Google permite adicionar lembretes para os envolvidos sobre assuntos relacionados ao processo.
Você também pode usar a Agenda para identificar os membros disponíveis e encontrar o melhor horário para marcar encontros e reuniões relacionadas ao projeto.
Armazenamento de recursos digitais
Realizar uma tarefa sozinho não é tão eficiente quanto um trabalho em grupo. Fazer uma atividade com mais membros envolvidos é uma ótima forma de estimular a criatividade e otimizar o desempenho. Por isso, o Google desenvolveu suas soluções pensando justamente em meios de fortalecer o trabalho colaborativo.
As possibilidades de compartilhamento com o Google Workspace são incríveis para as empresas, impactando diretamente o desempenho e a produtividade dos colaboradores. O Chat e o Gmail possibilitam uma comunicação centralizada para os membros da sua equipe de TI. Assim, é possível se comunicar por e-mails ou até mesmo remotamente, por meio de videochamadas com todos os envolvidos.
Além disso, outros recursos, como o Drive, permitem armazenar e compartilhar arquivos e documentos em tempo real. Dessa forma, é possível realizar um trabalho colaborativo, agilizando o andamento dos projetos e trazendo ganhos de desempenho no processo.
Acesso remoto às funcionalidades da plataforma
O investimento do Google em tecnologias em nuvem vem trazendo excelentes benefícios para os usuários. A possibilidade de armazenar e compartilhar arquivos remotamente tornou-se indispensável para muitas empresas. Isso porque além de permitir que os colaboradores executem suas tarefas dentro da empresa, é possível continuar o trabalho por meio de qualquer dispositivo conectado à internet.
O grande benefício dessa tecnologia é que ela não requer uma conexão constante, já que os arquivos são sincronizados com a última versão disponível nos servidores. Assim, é possível realizar um trabalho home office sem muita preocupação com os dados do projeto. Basta ter um dispositivo conectado à rede mundial de computadores para continuar as tarefas.
Agendamento de reuniões
Alguns gestores têm dificuldades para atribuir e agendar tarefas aos membros da equipe de um novo projeto enquanto outras atividades estão em andamento. Com o uso do aplicativo Agenda do Google Workspace, esse problema é solucionado com facilidade. O time pode marcar os seus compromissos e obrigações no calendário compartilhado.
Sendo assim, os recursos facilitam a realização de reuniões e os agendamentos. Todos os profissionais interessados podem consultar para saber quem está ocupado, até que data e quais tarefas estão em conformidade. Os times podem ainda usar as ferramentas disponíveis para monitorar prazos, férias, sessões de treinamentos e receber lembretes.
Comunicação eficaz
O Gmail é um dos melhores provedores de serviços de e-mail para empresas. Quem utiliza o Google Workspace pode fazer uso de suas funcionalidades para assegurar uma comunicação clara e flexível entre os membros da sua equipe. Seus recursos foram criados para facilitar a troca de mensagens entre os colaboradores de projetos.
Os profissionais que trabalham em vários projetos concomitantemente podem diferenciar os e-mails relacionados a diferentes atividades. Desse modo, torna-se possível armazenar as mensagens em pastas separadas para organizar o trabalho. É possível marcar com estrela cada e-mail importante e que precisa ser encontrado rapidamente. Os membros da equipe podem ser inseridos em uma lista de grupos para receber as atualizações.
Geralmente as equipes que trabalham em um projeto precisam manter contato constantemente. Além dos e-mails, os profissionais podem usar o Chat do Google Workspace para a troca de mensagens instantâneas ou o aplicativo de videochamada Google Meet para realizar reuniões virtuais. A funcionalidade facilita o envio de respostas diretas para os membros individualmente.
Formulários e coleta de dados
Os Formulários do Google Workspace exercem um papel extremamente relevante na coleta de dados. Essas informações são coletadas agilmente na plataforma com a realização de pesquisas e o uso de recursos importantes. As respostas são obtidas em tempo real e podem ser armazenadas instantaneamente no aplicativo de Planilhas. A ferramenta atende todos os tamanhos de projetos.
Com os Formulários Google, os dados são organizados de forma automática a serem utilizados para fazer análises. Essas ferramentas são versáteis e acessíveis, baseadas na Web, têm um alcance global que não se restringe a fronteiras geográficas. Elas são compatíveis com outras plataformas, navegadores e dispositivos para que os usuários entreguem suas tarefas.
Por outro lado, esse recurso é colaborativo, possibilitando que vários colaboradores trabalhem em um formulário simultaneamente. Os Formulários Google são capazes de fornecer sincronização e atualizações de dados em tempo real. Por este motivo, é uma das plataformas mais apropriadas para fazer pesquisas para diversos fins, sendo que tudo isso pode ser utilizado gratuitamente.
Acompanhamento de tarefas do projeto
Ainda que você tenha uma grande equipe com diversos colaboradores trabalhando em um projeto, os aplicativos do Google Workspace são baseados na nuvem e possibilitam a colaboração facilmente. Os gestores podem usar o recurso Planilhas para criar gráficos, planejar projetos, gerenciar tarefas e prazos. Os membros do time precisam apenas atualizar regularmente seus avanços para acompanhamento da liderança.
Geração de relatórios
O Google Workspace também funciona como uma ferramenta de rastreamento de tarefas e do tempo gasto pela equipe. Com seus recursos, os profissionais conseguem criar relatórios atrativos e explicativos, bem como incluir gráficos nos documentos. O aplicativo Planilhas auxilia no compartilhamento de qualquer tipo de dados numéricos no estilo mais adequado, assim como permite o trabalho conjunto no relatório.
Apresentações no Google Meet
A apresentação é uma ferramenta crucial para quem atua em projetos. O aplicativo Apresentações Google Workspace é ideal para criar esse tipo de documento e compartilhar a sua visão, permitir que outros visualizem dados vitais e demonstrar o desempenho dos times. Você pode trabalhar com ele remotamente e compartilhar o arquivo durante videoconferências na tela do Google Meet.
Chamadas de áudio e vídeo
Os profissionais podem enviar mensagens uns aos outros com o Google Chat, receber suporte para as conversas em grupo e colaborar de maneira fluida, inclusive em locais remotos. As ferramentas possibilitam o compartilhamento de arquivos com outras pessoas para que elas consigam trabalhar em uma tarefa. O Meet disponibiliza também a opção para chamadas de áudio e vídeo.
As chamadas de áudio e vídeo são interessantes para que os profissionais se conectem com seus colegas sempre que for necessário. Isso ajuda a trabalhar em um documento juntamente durante uma reunião no Google Meet, o que leva a colaboração para um nível mais avançado. Durante os contatos, você pode usar o aplicativo keep para redigir atas e fazer anotações.
Gestão de documentos
Os usuários do Google Workspace podem experimentar os aplicativos Documentos e o Planilhas para gerenciar arquivos que poderão ser acessados por diversas pessoas. A equipe pode fazer várias alterações, e, ainda assim, elas permanecerão visíveis em tempo real. Distribuir manualmente as documentações e editá-las separadamente pode prejudicar o desempenho do time e causar atrasos no projeto.
Com o recurso de histórico de versões, o gestor pode rastrear facilmente quando e quem fez as mudanças nos documentos. Ele também pode comentar e oferecer feedbacks sobre esses arquivos. Com o Google Agenda, o líder visualiza os horários livres e monitora o engajamento de cada membro da equipe, fornece orientações e se mantém organizado.
Segurança das informações
O Google Workspace serve para gerenciar projetos que exigem armazenamento digital seguro para documentos que contenham dados de missão crítica, sigilosos ou confidenciais. Os participantes do projeto podem ter acesso aos arquivos 24 horas por dia, 7 dias por semana utilizando o aplicativo Google Drive, que armazena vídeos, imagens e outros arquivos.
Os controles de compartilhamento e acesso do Google Drive permitem um trabalho seguro e colaborativo. O Google Drive é um aplicativo de armazenamento de arquivos baseado em nuvem que pode armazenar as informações com segurança. Ao fazer alguma alteração nos documentos, as alterações são sincronizadas instantaneamente e qualquer outro membro do time tem acesso ao conteúdo atualizado.
Colocação de projetos online
O aplicativo Sites do Google Workspace ajuda os usuários a criar sites eletrônicos de alta qualidade, ainda que o profissional não tenha conhecimento de design e programação. Esse recurso pode ser útil em um projeto, evento ou para determinadas equipes. Nesse ambiente, você pode armazenar calendários, cronogramas, resultados, atualizações e todos os documentos.
Pronto! Agora você já sabe os benefícios de gerenciar projetos com Google Workspace. Os recursos disponibilizados pelo Google são essenciais para qualquer negócio. Alcançar o sucesso nunca pareceu tão fácil como com as ferramentas desse pacote!
Interessou-se pelo Google Workspace? Confira as outras ferramentas desse pacote e, caso tenha alguma dúvida, aproveite para entrar em contato conosco!
