Quem tem responsabilidades estratégicas na área de vendas, cedo ou tarde, se deparará com esta dúvida: contrato ou não um software CRM (Customer Relationship Management ou Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente)?

Não há uma resposta pronta para essa pergunta. Ela dependerá das necessidades do seu negócio. O software mais pertinente é aquele que atende às demandas da empresa. O processo de escolha, porém, não é tão simples, já que envolve outros fatores.

O CRM é uma ferramenta eficaz, com um custo-benefício bastante interessante pelo que ele proporciona. São muitos os modelos desse tipo de programa, com preços e funcionalidades distintas. Para ajudá-lo nessa seleção, preparamos este post com dicas para encontrar um sistema eficiente e transformador. Ficou interessado? Então confira!

Analise as operações da companhia

Parece até óbvio, mas não é. Antes de mais nada, é preciso fazer uma boa varredura nos processos de vendas vigentes. Onde eles falham? Em que aspectos precisam ser melhorados? Quais são as causas desses desvios? Essas e outras perguntas têm de ser feitas antes de procurar por um provedor de software CRM.

Façamos uma analogia com um consumidor comum. Se ele mora em um prédio com garagem para apenas um carro, será imprescindível pensar muito bem antes de adquirir dois automóveis. Claro que ele pode adotar soluções alternativas: alugar a garagem de um vizinho ou mesmo guardar o segundo veículo em um estacionamento privado.

Em outras palavras, ele será obrigado a pensar nos custos adicionais com as adaptações e avaliar se as vantagens de contar com dois carros valem o investimento. Com o CRM, o raciocínio é o mesmo. Confira algumas perguntas que devem ser respondidas nessa avaliação:

  • qual é a atual posição de mercado da companhia?

  • qual é a patamar que a empresa quer chegar?

  • quantos colaboradores tem o negócio?

  • como o ciclo de vendas opera?

  • que benefícios a organização espera do software CRM?

  • quais são os aspectos no processo de vendas que requerem aperfeiçoamento?

  • quais itens são mais vendidos?

  • quais serviços ou produtos são mais rentáveis?

Dê prioridade às soluções de informática mais simples

Muitos líderes ficam eufóricos diante de tantas funcionalidades de um software CRM. Por isso, às vezes, eles acabam metendo os pés pelas mãos. O mais sensato é começar aos poucos para que não haja grandes dores de cabeça na transição.

Dessa forma, antes de mais nada, procure por sistemas que resolvam as suas deficiências mais urgentes de um jeito simples. Voltando às metáforas automobilísticas: não adianta contar com uma Ferrari em uma avenida cujo limite de velocidade seja de 90 quilômetros por hora. Você pagará por uma potência que não conseguirá utilizar, um erro gravíssimo de planejamento.

Com a escolha do CRM, deve ser aplicada a mesma lógica. Até porque os melhores programas são escaláveis, isto é, podem ser ampliados conforme a empresa cresce. Com o término da avaliação sobre as operações atuais, você enxergará com mais clareza quais são as suas prioridades. Assim, comece com um sistema que atenda às suas principais carências primeiro.

Pode ser aumentar a produtividade do time de vendas, desenhar um processo automático para aprovação de vendas, expandir a retenção de clientes, reduzir a quantidade de reclamações, otimizar o atendimento, entre outras. O que importa é evoluir com os pés no chão para afastar as chances de risco no caminho.

Quando a organização já estiver colhendo os frutos do CRM, com mais consumidores em sua carteira, a companhia deverá partir para uma nova adaptação, contratando recursos adicionais de uma maneira mais cautelosa.

Faça testes com os softwares

Outra dica fundamental é realizar testes de maneira completa para experimentar as principais ferramentas do programa. Geralmente, os provedores dessa tecnologia oferecem versões para ensaios, chamadas de “demo”.

Trata-se de uma providência importante para avaliar os pontos positivos e negativos do software quando aplicado à realidade do seu empreendimento. É bastante comum um certo descuido com os testes, o que expõe a empresa a ameaças.

Saiba que a paciência nessa etapa evitará muitos inconvenientes depois. Aliás, são justamente essas experimentações que permitirão à organização compreender a importância do software CRM para sua conjuntura.

Em outras palavras, com esses procedimentos, será mais fácil enxergar quais vantagens competitivas o software em questão é realmente capaz de proporcionar.

Ele precisa oferecer ganhos reais de produtividade e de inteligência na análise de dados, que garantam uma tomada de decisão mais frutífera. Dessa forma, a empresa conseguirá, de fato, aumentar a satisfação dos clientes e, como consequência, a rentabilidade do negócio.

Veja se a ferramenta tem mobilidade

Um bom sistema de CRM precisa ter mobilidade, para que possa ser acessado via dispositivos móveis, sendo hospedado na nuvem. Isso garante que você terá mais flexibilidade, com acesso às informações sempre que precisar e de qualquer lugar.

Essa mobilidade permite que os dados possam ser conferidos sempre que necessário, inclusive durante uma reunião decisiva para fechar uma grande venda, por exemplo.

A operação do CRM na nuvem, além de garantir essa facilidade de acesso, é ao mesmo tempo mais segura. Além das ferramentas que impedem acessos não autorizados, a partir do momento que os dados estão na cloud computing, qualquer problema nos computadores da empresa não afetarão as informações, já que elas estarão devidamente salvas na nuvem.

Escolha um software que permita customização

Considere que cada empresa tem uma estratégia diferente e, para isso, analisa determinadas métricas. Levando em conta essa demanda, opte por um CRM que seja ajustável às necessidades de sua empresa e não um modelo padrão e engessado que não terá muita usabilidade por sua equipe.

Dessa forma, é preciso que o software escolhido por sua organização aceite essa customização de maneira fácil e rápida, para que as demandas da empresa não fiquem reprimidas por ter de aguardar os ajustes necessários na ferramenta.

Além disso, essa customização também deve permitir que você organize os dados de forma mais eficiente de acordo com o que precisa, deixando mais acessível aquilo que de fato é importante para sua empresa. Tal personalização tem que atender a todas as necessidades de seu negócio, permitindo a leitura das métricas e agilizando o processo de decisão.

Verifique como funciona o suporte do sistema

Ao escolher por um bom sistema de CRM, verifique ainda qual o suporte que a empresa fornecedora lhe dará. Lembre-se de que essa é uma ferramenta vital para o bom gerenciamento dos clientes e qualquer suporte precisa ser rápido, sob pena de se perder vendas.

É necessário também verificar qual suporte a empresa fornecerá para treinamento de sua equipe, para que possa operá-la em sua totalidade. Por isso, verifique qual o tipo de contato a instituição oferece, se por telefone, chat, ou e-mail, e qual o tempo médio para resolução de problemas.

Alguns fatores são determinantes para que o processo possa ocorrer da melhor forma possível, ainda mais em caso de problema. Se isso ocorrer, a resolução precisa ser a mais rápida possível, e a pior coisa que poderia acontecer é você saber das dificuldades do suporte quando mais precisar dele.

Escolha um que tenha cadastro centralizado

É fundamental que o cadastro de clientes seja centralizado dentro de um bom CRM. Isso permite que os mais variados departamentos, como financeiro, RH, comercial, etc. possam ter acesso às informações sempre que precisarem. A integração do sistema numa única plataforma permite que os dados possam ser atualizados por qualquer departamento e que, automaticamente, todos tenham acesso às informações sempre corretas.

Uma base centralizada de dados permite que os departamentos possam acompanhar o alcance de metas, por exemplo. Além disso, permite que os gestores possam acompanhar as informações em tempo real sobre o desempenho da empresa.

Considere, também, que um bom CRM ofereça a integração com ferramentas como ligações, automação de marketing, e-mail, entre outras. Isso tornará o trabalho da equipe mais fácil e rápido.

Opte por um CRM que gere relatórios de desempenho

Ter a informação certa, na hora certa, é fundamental para a tomada de decisões. Assim, opte por um CRM que vá além do mero registro de dados dos clientes. Ele precisa gerar relatórios de desempenho conforme sua necessidade, seja de vendas, seja de pós-vendas.

Com esse tipo de funcionalidade, sua equipe de vendas pode otimizar o tempo e priorizar aquilo que é mais importante: o fechamento de novos negócios.

Então, em vez de ter que fazer tudo manualmente, o CRM deverá já usar da inteligência artificial, compilar e cruzar os dados, fornecendo informações que de fato sejam pertinentes aos seus vendedores, indicando novos leads, estágio do funil de vendas em que se encontram, e indicando interesses e momentos certos de fazer o contato de nutrição.

Selecione um programa flexível

Um gestor de vendas que está à procura de um software CRM, provavelmente, tem planos de expansão, não é mesmo? Diante disso, mais um cuidado crucial é o grau de escalabilidade da ferramenta.

Pondere se o sistema conseguirá atender à companhia conforme ela progredir. Com a adoção do programa, as iniciativas de marketing e vendas se tornam mais focadas. O resultado normalmente é uma ampliação no número de consumidores.

Pode ser, por exemplo, que a empresa resolva abrir um novo canal de vendas, quem sabe um aplicativo mobile para o e-commerce? O software CRM tem que ser capaz de se ajustar à evolução da organização.

Desse modo, a solução tecnológica precisa ser flexível e escalável. Nesse sentido, os programas em nuvem atendem a requisitos essenciais, como segurança e disponibilidade de dados. Assim, a empresa cresce com bastante tranquilidade.

Conheça o CRM da Salesforce

Você sofre com as informações desorganizadas sobre seus clientes? Tem que procurar dados em arquivos distintos? Gostaria de uma maior integração do seu setor de vendas com o resto da empresa? O que você acharia de melhorar o pós-venda e ainda aumentar o ciclo de vida dos clientes?

Saiba que o CRM da SalesForce é um sistema que resolve todas essas questões. O programa simplifica a gestão de vendas, deixando-a mais prática e produtiva. Com essa ferramenta, você gera novos leads e também mais oportunidades.

Para a equipe comercial, há muitos benefícios. Com a ajuda de relatórios sobre os dados do público, os vendedores conseguem abordar com muito mais foco. Isso economiza tempo e aumenta as chances de fechar negócios.

Outra recompensa é a mobilidade. O sistema fica disponível em celulares, tablets, desktops e notebooks. Assim, você responde a leads importantes mais rapidamente e verifica painéis de qualquer lugar, a qualquer hora.

Já os gestores ganham uma visão panorâmica de tudo que acontece na empresa em tempo real, inclusive com estimativas de vendas. Dá para editar on-line, contar com suporte para várias moedas e definir a visibilidade. Acompanhe mais detalhes!

Aderência

É possível potencializar as ferramentas do CRM fazendo uma conexão entre ele e outros sistemas já em uso pela organização. Podem ser acoplados ao software as redes sociais, os e-mails, os ERPs (Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), entre outras aplicações. Com os processos otimizados, a equipe consegue se concentrar mais na performance comercial.

Rede colaborativa

O CRM da SalesForce permite à companhia aproveitar o conhecimento de todos os colaboradores em uma rede social criada especialmente para os negócios. Assim, você resolve aquele incômodo problema da falta de integração entre setores.

Usabilidade

Mais um atrativo desse programa é o alto nível de usabilidade, ou seja, o sistema é muito fácil de ser manipulado no dia a dia. A estrutura é completa, mas sem perder em atributos intuitivos. Desse modo, fica mais fácil engajar e treinar seu time.

Pareceres customizados

Outro recurso do CRM da SalesForce são os relatórios personalizados, que interpretam os dados da audiência de sua empresa em dashboards didáticos. Dessa forma, você desenha a sua estratégia comercial em poucos cliques.

Como você já deve ter notado, o CRM é capaz de resolver muitos problemas na área de vendas, a começar pela simplificação dos processos. Com a ajuda do CRM da Salesforce, você integra departamentos, tem acesso a relatórios de forma instantânea e ainda consulta o sistema de qualquer lugar.

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