Como fazer a implementação do Google Workspace na empresa?

Ao longo dos anos, o Google cresceu e se consolidou tanto como site de buscas quanto no campo de aplicativos web. Ao lançar o Google Workspace — uma das soluções tecnológicas mais úteis ao corporativismo atual —, permitiu que as empresas se mantivessem cada vez mais organizadas. Por isso, é importante entender como funciona a implementação dessa solução.

O programa faz com que os dados sejam acessados de qualquer parte do mundo, sem a necessidade de usar um computador pessoal. Neste post, você vai descobrir por que é interessante adotá-lo e como fazer a implementação do Google Workspace e qual é a sua importância para os processos.

Quer saber tudo sobre a implementação de Google Workspace na empresa? Continue lendo este artigo!

O que é o Google Workspace?

Google Workspace é uma solução tecnológica muito utilizada no universo corporativo cujas funções realizam produções, agendamentos, controles e gerenciamentos online que antes eram feitos por softwares. Com ela, as ferramentas empresariais, as planilhas, os slides e aplicativos de textos estão concentrados em um único lugar, podendo ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de um equipamento informatizado.

A solução é excelente para as empresas e traz inúmeros benefícios aos usuários, principalmente em relação à mobilidade. Os arquivos ficam salvos em ambiente virtual e disponíveis pela Internet, permitindo que os colaboradores trabalhem nos estabelecimentos ou em suas casas, inclusive pelos seus smartphones.

Por que adotar o Google Workspace?

É possível contar com aplicações potentes e inteligentes, capazes de otimizar diversos processos internos das organizações. Basicamente, é como se todos os aplicativos de slides, textos, planilhas e outras ferramentas do dia a dia corporativo se concentrassem em um só lugar. Observe outros motivos para implementar a solução!

Colaboração em tempo real

Ao implementar o Google Workspace, os usuários podem colaborar em tempo real uns com os outros, compartilhar e armazenar arquivos no banco de dados na nuvem. Os profissionais podem se comunicar com os membros da sua equipe ou com os clientes. A solução oferece um conjunto abrangente de ferramentas para que todos trabalhem juntos de forma mais eficaz e eficiente.

Acesso de qualquer lugar

Simplificar as tarefas cotidianas, melhorar a gestão da equipe, reduzir gastos e controlar o tempo são alguns motivos pelos quais as companhias escolhem a ferramenta. Ela permite que o gerenciamento, o controle, os agendamentos e as produções ocorram totalmente online e de qualquer lugar do mundo.

Facilidade de gerenciamento

O Google Workspace é composto por vários recursos administrativos e de gerenciamento que possibilitam às organizações empresariais fazer a gestão e o controle de acesso. Os gestores podem gerenciar o armazenamento de dados, as permissões dos usuários e o uso de dispositivos. Além disso, a plataforma pode ser integrada a vários aplicativos e serviços de terceiros.

Suporte a atualizações frequentes

As ofertas do Google podem ser personalizadas para atender às necessidades distintas dos clientes. A parceria disponibiliza suporte tecnológico a atualizações frequentes e oferece atendimentos ágeis, completos e avançados para quem exige tempos de resposta rápidos.

Com o Google Workspace, você pode ter uma experiência de suporte acelerada, disponível 7 dias por semana e durante 24 horas sem interrupção. Em casos definidos como Prioridade 1, os clientes podem receber a resposta no prazo de 1 hora. Nas situações classificadas como Prioridade 2, o retorno pode ser dado em 4 horas.

O suporte é fornecido conforme uma triagem inteligente que envia os casos diretamente para especialistas técnicos. Esses profissionais possuem conhecimento e treinamento avançados sobre o Google Workspace e suas ferramentas, bem como dos recursos adicionais para fornecer a melhor solução. Eles solucionam problemas de aplicativo, configuração e assistência técnica adequada.

Segurança avançada

A plataforma trabalha continuamente para manter as informações de seus usuários seguras. O Google aplica os protocolos de segurança mais rigorosos do setor tanto para operações hospedadas na nuvem quanto para os seus data centers físicos. Algumas dessas medidas incluem a verificação em duas etapas, com o envio de um código de verificação que oferece proteção extra.

Esse código é recebido imediatamente por meio de mensagem de texto sempre que alguém tentar utilizar um dispositivo diferente para acessar as contas. O sigilo de encaminhamento é perfeito, tendo em vista que as informações transferidas entre os servidores de empresas e do Google são criptografadas. Cada e-mail enviado ou recebido é 100% criptografado.

Os administradores podem definir regras de criptografia personalizadas para os conteúdos específicos. Por outro lado, a detecção a laser e a biometria do estilo são outras medidas de alta qualidade que protegem os data centers físicos do Google. A detecção de IA atua no monitoramento de login e neutraliza qualquer atividade suspeita.

Como esse recurso funciona?

O Google Workspace funciona como uma plataforma que oferece soluções para que a empresa opere de maneira muito mais eficiente e profissional, centralizando o acesso às informações. Ele reúne, na nuvem, diversos aplicativos e serviços do Google, desenvolvidos para o nível empresarial. Assim, é possível usar:

• o Gmail como e-mail corporativo personalizado, por meio do domínio “@suaempresa”;
• o suporte por telefone e e-mail, disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana;
• o Google Drive, para compartilhar arquivos entre os colaboradores;
• os controles administrativos para as contas dos usuários;
• o Google Agenda, para organizar eventos internos e externos, entre outros.

Como se trata de uma solução para negócios, o sistema também apresenta um painel de controle capaz de gerenciar suas várias características, como regular o número de contas autorizadas e desativar ou ativar recursos.

Além disso, os usuários têm uma série de recursos que facilitam a interação corporativa dos aplicativos. Dessa forma, é possível compartilhar documentos apenas com membros do mesmo setor e acessar listas de colaboradores específicos para enviar convites de reuniões, entre outros benefícios.

Qual é sua importância para os processos da empresa?

Uma empresa que deseja continuar competitiva no mercado precisa otimizar seus processos e oferecer soluções práticas para o dia a dia de seus colaboradores. Para tanto, é essencial estar alinhado com o progresso tecnológico.

Nesse caso, não faz mais sentido passar pelos mesmos problemas do passado. Arquivos e documentos importantes se perdendo em servidores que ficam inacessíveis com frequência ou caixas de e-mail lotadas e desorganizadas, além de funcionários que não conseguem acompanhar seus compromissos de forma produtiva, são alguns dos exemplos.

O Google Workspace surge, então, com todas as ferramentas necessárias para que nada disso ocorra. Conheça, a seguir, outros motivos pelos quais a implementação desse recurso é importante e imprescindível em um negócio.

Mais segurança

Uma das maiores prioridades do Google é a segurança dos dados do usuário. Por isso, a plataforma conta com uma infraestrutura robusta e criptografada, que permite que todas as informações fiquem seguras.

Além disso, existem opções extras para proteger os dados, como o login em duas etapas de autenticação, além de antivírus e anti-spam sempre atualizados disponíveis tanto no Gmail quanto nos demais aplicativos.

Economia com backups

Como os arquivos ficam salvos diretamente na nuvem, não há a necessidade de fazer backups. Portanto, mesmo que os computadores apresentem erros ou parem de funcionar, todas as informações permanecerão seguras e acessíveis em outros locais.

Outro ponto interessante é que os conteúdos criados diretamente em ferramentas como o Google Docs são salvos automaticamente durante a edição. Por isso, mesmo que a conexão caia ou o computador trave, todos os seus dados estarão salvos.

Atualizações automáticas

A plataforma também oferece atualizações automáticas e sem custos sempre que funcionalidades são lançadas. Assim, não é necessário que a área de Tecnologia da Informação (TI) se envolva com o update dos softwares do Google Workspace.

Outra vantagem do armazenamento em nuvem para as empresas é a escalabilidade da infraestrutura. Isso garante que não seja necessário comprar hardwares, servidores ou softwares para o armazenamento de dados — e acontece graças ao armazenamento ilimitado oferecido pelo Google Workspace.

Redução de custos

O Google Workspace conta com uma plataforma altamente personalizável e versátil para colaboração e produtividade capaz de diminuir os custos dos negócios. Existem muitas formas de economizar dinheiro usando essas ferramentas, por exemplo, não será mais preciso comprar os servidores e hardwares para a empresa e nem fazer a sua manutenção.

Os recursos de colaboração permitem eliminar viagens ou até mesmo espaços físicos como escritórios, se desejar. Você pagará somente se precisar de outra conta do Google Workspace, ao invés de adquirir novas tendências tecnológicas.

Aumentar e diminuir a capacidade de armazenamento pode ser a qualquer momento e facilmente. Os protocolos e verificações de segurança são todos gerenciados pelo Google.

Quais são as principais razões para implementar o Google Workspace na empresa?

O uso dos aplicativos do Google possibilita o acesso a outras tecnologias relevantes que geram vantagem competitiva no mercado. Como os aplicativos do Google Workspace são compatíveis com todos os tipos de navegadores da Internet, você também pode usar qualquer dispositivo para acessar os conteúdos e as ferramentas para computador, Mac, dispositivos Android ou tablets Apple.

Recursos offline

Com os recursos offline do Google Workspace, a sua empresa não dependerá da Rede Mundial de Computadores para a realização de serviços ou acesso aos dados. O G File Stream pode sincronizar os conteúdos mais recentes do Google Drive com o seu dispositivo. Você pode optar por uma cópia de seus arquivos hospedados localmente para conseguir trabalhar sem Internet.

Ausência de tempo de inatividade

O Google garante que os seus clientes estejam sempre trabalhando com os arquivos atualizados e não tenham perda tempo movendo ou duplicando ativos. O Google Workspace tem um Acordo de Nível de Serviço (SLA) para seus aplicativos de 99,9%, ou seja, a plataforma não terá tempo de inatividade ou manutenção programada e os arquivos estarão sempre disponíveis.

Trabalho remoto

A acessibilidade do Google Workspace possibilita que o trabalho remoto ou em trânsito seja totalmente facilitado pelas suas ferramentas. Diante disso, os funcionários poderão criar documentos em conjunto com colegas instantaneamente, fazer videochamadas, enviar e-mails e ter acesso a dados ilimitados para documentos, fotos, aplicativos, endereços eletrônicos e outros arquivos.

Serviços intuitivos

O Google Workspace oferece recursos e serviços intuitivos para que a migração de dados seja efetuada com segurança do seu dispositivo particular ou do servidor do escritório. Consequentemente, a empresa pode armazenar e gerenciar todas as suas informações, documentações e arquivos em um hub centralizado.

Maior proteção de dados

Se a sua empresa depende exclusivamente da nuvem para manter todas as suas informações seguras, saiba que o Google Workspace tem diversas opções para a maior proteção de dados.

Com o Vault, por exemplo, fica mais fácil pesquisar, gerenciar e exportar arquivos e e-mails da organização empresarial para um dispositivo local, bem como definir políticas de retenção em materiais arquivados.

Governança administrativa facilitada

O Admin Console do Google Workspace é um recurso poderoso que oferece aos gestores de empresas um controle mais efetivo das suas atividades.

Ao usar o painel de administração, os profissionais podem aplicar restrições ou condições em contas, dispositivos, acesso a dados confidenciais, configurações de verificação e aplicativos de colaboradores para garantir que sejam usados ​​corretamente.

Aumento de produtividade

No painel do Google Workspace, também é possível gerar relatórios sobre a atividade de cada usuário. Essas informações fornecem aos administradores insights importantes sobre como os integrantes de uma equipe estão usando as ferramentas em favor da empresa. Como resultado, o aumento da produtividade pode ser monitorado e aprimorado.

Com apenas alguns cliques, os gestores podem reunir informações úteis, como quais membros da equipe estão aproveitando ao máximo os recursos, a quantidade de conteúdo que está sendo criado ou qual dispositivo pode representar uma ameaça potencial à segurança.

Modelos dinâmicos

O Google Workspace possibilita a criação de conteúdos de marca devido às integrações com soluções de terceiros ou programas externos, como plataformas de gerenciamento de modelos e soluções de CRM. Os usuários têm acesso aos recursos necessários para criar documentos e apresentações inteligentes, por meio dos modelos dinâmicos que podem ser acessados ​​diretamente nos aplicativos.

Os espaços de trabalho são flexíveis e escalonáveis, independentemente do dispositivo ou navegador que o time utilizar. As ferramentas do Google Workspace servem para personalizar, formatar e fortalecer a imagem de uma marca. Os modelos dinâmicos reduzem drasticamente o tempo investido em atividades criativas e resultam em documentos bem projetados.

Quais ferramentas do Google Workspace podem ser úteis para a empresa?

Cada empresa pode escolher o seu plano preferido para trabalho, uma vez que existem opções diferenciadas. No plano básico, você encontrará os aplicativos mais importantes, por exemplo, Google Calendar, conta empresarial no Gmail, chamadas de vídeo e voz, Google Docs e Sheets e possibilidade de armazenamento no Drive.

Porém, há outras possibilidades acessíveis na plataforma:

• Google Chat;
• Vault;
• Google Forms;
• Cloud Search;
• Google Sites;
• Google Keep;
• Mobile Management;
• Admin Console, entre outras.

Vale mencionar que o Google continua testando novas tecnologias para oferecer outras soluções e alternativas aos seus usuários.

Como fazer a implementação de Google Workspace na empresa?

Para implantar a ferramenta, é preciso saber mais sobre a área da TI, o Google e a gestão de projetos.

O consultor especializado em Google Workspace tem os conhecimentos técnicos e práticos necessários para mapear e efetivar o projeto com sucesso. Por isso, contratar uma empresa especializada na implantação ajuda a melhorar os resultados. Para tanto, é preciso:

• ativar a Conta Google Workspace;
• criar os usuários;
• configurar os grupos de e-mail, que podem ser divididos por setor;
• migrar os backup de e-mail;
• disponibilizar as funcionalidades avançadas;
• realizar um treinamento básico para a utilização da plataforma.

É importante que todo o processo de implementação seja gerenciado e executado por especialistas. Tais profissionais são capazes de elaborar um plano e customizar o novo ambiente de trabalho.

Dessa forma, gestores e colaboradores podem utilizar todos os recursos que o Google Workspace oferece de forma segura e eficaz. Durante esse processo, as seguintes etapas são executadas:

• mapeamento das demandas e preparação do plano de implementação;
• planejamento de como a empresa vai realizar a transição e dar continuidade ao negócio;
• realização de configurações iniciais na plataforma, como administração dos registros de domínio e customização das URLs;
• prestação de suporte à equipe de TI e aos demais colaboradores, de acordo com o projeto;
• organização das permissões e regras de segurança;
• customização de todo o ambiente de aplicativos de acordo com as necessidades da companhia.

É muito importante escolher uma empresa de confiança para a implementação de Google Workspace, que entregue soluções de alto valor agregado por meio das tecnologias em nuvem. Assim, você aproveita o melhor que a tecnologia pode oferecer!

Como uma empresa especializada pode ajudar na implementação?

Uma empresa especializada auxilia na implementação do Google Workspace instalando e configurando várias ferramentas para os processos empresariais. Os profissionais capacitados oferecem suporte apresentando as funcionalidades de cada recurso e explicam como melhorar o desempenho na realização de atividades.

Para que os resultados continuem sempre positivos, a empresa selecionada deve prestar assistência e suporte ilimitado para uso do sistema. O atendimento personalizado aos gestores e aos colaboradores com a montagem de um histórico de demandas facilita a identificação de problemas e suas respectivas soluções.

Os especialistas auxiliam os colaboradores para que os benefícios do pacote Google Workspace sejam aproveitados ao máximo, sem a ocorrência de falhas nos sistemas. Consequentemente, os equipamentos não desgastam e nem apresentam problemas no seu desempenho, reduzindo os custos com aquisição e manutenção de novos dispositivos.

Enfim, agora você já sabe como fazer a implementação do Google Workspace na empresa e como é fundamental contar com ajuda especializada que tenha uma equipe de TI atualizada para auxiliar com as questões técnicas. Dessa forma, você poderá alcançar os melhores resultados utilizando todos os recursos disponibilizados pela solução.

Entre em contato com a Multiedro e descubra como essa empresa parceira pode ajudar na implementação dessa ferramenta!