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Conforme a maneira de trabalho da empresa muda, o modo de comunicação também tende a se modificar. A informação não é mais transmitida apenas por telefone ou fax, mas também por ferramentas de troca de mensagens. Nesse contexto, o Google Chat tem se mostrado uma ótima solução, pois permite a realização de chats e videoconferências gratuitas pelo celular ou computador.
Muitas organizações já o adotam em reuniões, treinamentos online e em sua comunicação interna. Afinal, essa ferramenta dispõe de várias funções além das chamadas de vídeo, por isso, simplifica as trocas.
No post de hoje, entenda as vantagens de adotar o Google Chat na sua empresa. Boa leitura!
Quais são as vantagens do Google Chat?
Foco em conversas em grupo
Uma das vantagens do Google Chat é oferecer a possibilidade de fazer chamadas de vídeo em grupos. Ele permite que até 25 usuários façam videochamadas simultaneamente. Usuários que pagaram o G Suite Enterprise edition ou superior conseguem fazer chamadas simultâneas de até 50 usuários após a mudança para o Hangout Meets.
No entanto, o Chat permite reuniões com mais participante ao ser integrado a aplicativos de terceiros.
Quando você deseja manter anotações em texto durante o Google Chat, a função de bate-papo é útil. A partir da chamada iniciada, o seu pop-up será exibido automaticamente, portanto, se você gravar o conteúdo da reunião, será uma nota de minutos fácil. O envio de imagens também é possível no aplicativo.
Outra vantagem desse aplicativo é que você pode convidar qualquer pessoa para as suas conversas, mesmo aquelas que não fazem parte da sua empresa. Com isso, fica mais fácil interagir com clientes e sócios, ainda que eles não sejam usuários do G Suite.
Colaboração em tempo real
Ao compartilhar o bate-papo com o Google Docs ou links de planilhas, pode haver o uso da reunião para criar materiais em tempo real entre os participantes durante a conversa em grupo. Outro ponto interessante é a função de compartilhamento de tela, que exclui a necessidade de transferir o material da reunião para o papel ou enviar o arquivo por e-mail.
O Google Chat também permite compartilhar as telas de computadores dos participantes com outros membros. Assim, todos podem ver o conteúdo compartilhado em seus respectivos terminais. Isso favorece conversas em grupo com mais agilidade e facilidade.
Integração com os produtos Google
O Google Chat tem serviços concorrentes, como o Slack, Skype e o ChatWork. Obviamente, por ele ter mais afinidade com produtos do Google, como o Gmail e o Google Agenda, sua implantação é mais tranquila. Em especial, se a empresa já estiver usando o fluxo de trabalho do G Suite, que consiste em um pacote de aplicativos inteligentes.
Vale ressaltar que ele vai muito além de apenas fornecer um e-mail, incluindo diversos recursos e aplicativos muito úteis na organização de uma empresa. Por exemplo, realizar pesquisas de alta velocidade com tecnologia de busca avançada exclusiva para encontrar arquivos e mensagens instantaneamente.
Compartilhamento de arquivos
Por meio da integração com o G Suite, o compartilhamento de arquivos também se torna mais fácil. Ao compartilhar as configurações, a edição de um arquivo por um membro autorizado melhora a eficiência do trabalho. Mesmo quando a sua edição é feita ao mesmo tempo por várias pessoas, o histórico de alterações é salvo automaticamente. Logo, sendo mais seguro.
Com o G Suite Business ou plano superior, é possível utilizar um servidor de arquivos em nuvem, a ser usado para gerenciar, de maneira centralizada, informações relevantes. Isso gera um ambiente cooperativo pelo uso integrado dos produtos Google.
Acessibilidade para os colaboradores
O rápido progresso na área da tecnologia, principalmente no campo das soluções móveis, causou uma mudança qualitativa na aquisição de informações sobre o mercado e a organização.
No passado, as empresas, muitas vezes, tinham problemas com conexões telefônicas e de internet. Agora, os representantes de vendas utilizam diversos dispositivos para se conectarem à web por meio de pontos de acesso móveis.
Graças a isso e à solução em nuvem usada para armazenar dados online, os colaboradores são capazes de trabalhar de maneira totalmente móvel, independentemente de onde eles se encontrem no momento. Isso encurta distâncias, já que permite a reunião de pessoas que estão em ambientes diferentes como no escritório, na residência, em locais comerciais, entre outros.
Ao adotar o Google Chat, você obtém todas essas vantagens de acessibilidade, já que, além do modo convencional de uso por meio do navegador de internet, também há a possibilidade de acesso ao serviço por notebooks, smartphones e tablets, tendo todo o suporte às notificações e aos recursos que a plataforma oferece.
Aumento de produtividade
Com todas as vantagens que o Google Chat oferece, ocorre um aumento da produtividade das equipes no que diz respeito à organização, o que facilita o fechamento de vendas e a elaboração de conteúdos mais dinâmicos para o público, além de um maior engajamento mediante transmissões ao vivo em redes sociais, entre outros.
Assim, graças à interação que a ferramenta proporciona, tanto os representantes da empresa quanto o público-alvo alcançam uma aproximação maior e de qualidade.
Redução de custos
Independentemente do segmento empresarial, as empresas têm buscado atuar com múltiplas bases. Por exemplo, reunir participantes de regiões diferentes. Isso, nos moldes convencionais, provocaria perdas financeiras. Entretanto, após introduzir o treinamento interno por meio do Google Chat, cada membro participa de seu próprio escritório, o que representa uma redução significativa de tempo e de dinheiro.
Não é mais necessário manter uma grande sala de conferência, e o ajuste do cronograma fica mais fácil. Devido à possibilidade de compartilhar materiais durante o treinamento com o Google Drive, consegue-se reduzir o uso de materiais em papel.
Tais características facilitam a interação por meio do trabalho remoto, já que diversos profissionais interagem de várias regiões distintas sem a necessidade de locomoção de nenhuma das partes envolvidas.
Isso não significa, necessariamente, que todo o processo será somente por chat. Também há espaço para a comunicação imediata, assim que as decisões forem tomadas. Mesmo com o uso frequente do bate-papo, os conteúdos importantes serão salvos como arquivos.
Como as empresas podem usar o Google Chat?
Cadastro no aplicativo
Todas os usuários do G Suite têm acesso gratuito ao Google Chat, que precisa ser habilitado por um dos administradores da conta. O aplicativo oferece versões para dispositivos Android e iOS, mas também pode ser baixado em computadores que usem Windows.
É possível ainda usar o Google Chat diretamente do seu Gmail, para ter acesso a todas as suas conversas de um único lugar. Você pode encontrar esse recurso no ícone de configurações da sua caixa de entrada, selecionando a opção “Chat and Meet”, tanto para ativar quanto para desativar essa função.
Conversas com chatbots
Os chatbots, ou apenas bots, são programas que interagem em conversas como se fossem serem humanos. Hoje em dia já existem uma variedade de bots para executar as mais diversas funções no Chat, como agendar reuniões, coletar dados, coordenar equipes, receber notificações e muito mais.
Esse é um excelente recurso para deixar sua rotina mais organizada, pois você só precisa digitar um comando e deixar que o bot faça o resto do serviço automaticamente, em vez de ficar navegando pelo aplicativo sempre que precisar encontrar algo.
Você pode conversar diretamente com um bot ou adicioná-los às salas de conversas. Para isso, basta encontrá-los na barra de pesquisa no canto esquerdo da tela e clicar em “adicionar”. Então, selecione as opções “enviar mensagem” ou “adicionar à sala”.
Gerenciamento de salas
Ao iniciar um projeto, você pode criar salas para reunir os colaboradores e adicionar novos participantes conforme for necessário. As conversas são privadas, de forma que apenas o administrador e os convidados podem interagir entre si e visualizar as mensagens.
Selecione a opção “criar sala” na barra de buscas e escolha um nome para ela. Após isso, vai abrir uma tela para adicionar os participantes: você pode selecioná-los da sua lista de contatos ou procurá-los pelo nome ou e-mail. Nesta parte, também é possível adicionar os bots que você queira.
Para adicionar pessoas diretamente da sala, basta mencioná-los em uma conversa para que o Chat dê a opção de convidá-las.
Configuração de notificações
O padrão do Chat é notificar os usuários sempre que há novas mensagens nas suas conversas, mas é possível configurar o aplicativo para receber apenas as notificações que você julgar importantes. Isso ajuda a manter seu foco nas interações e evita incômodos com aquela enxurrada de avisos no seu celular ou computador.
Você pode silenciar conversas específicas no menu da própria sala ou fazer modificações mais avançadas no menu de configurações do aplicativo. Desta forma, você será notificado apenas quando alguém mencionar seu nome ou te enviar uma mensagem direta.
O G Suite é uma ótima solução para a sua empresa, porque favorece a comunicação e a colaboração por meio de serviços em nuvem de grande capacidade de armazenamento: Google Chat, ferramentas online (documentos, formulários, planilhas, apresentações, etc.) e muito mais. Isso vai ajudar na projeção da sua empresa no mercado, em razão da segurança, da maior produtividade, do maior engajamento e, claro, do trabalho colaborativo.
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